Sua empresa ou cooperativa ainda depende de envio de malote quando precisa compartilhar uma informação confidencial para outras filiais? Se a resposta for sim, saiba que estes processos andam retrógrados e certamente podem comprometer a segurança de documentos importantes. Mas, qual o procedimento ideal para realizar esta atividade de forma ágil e segura?

Como garantir acesso seguro às informações de todas as unidades da empresa

O primeiro passo seria adotar a política de digitalizar o documento e enviar por e-mail. Porém, esta atividade em si expõe os dados para a pessoa que fará todo o processo. Concluído o procedimento, ao enviar o arquivo para o responsável que precisa compartilhar o dado, a informação ficará salva nos itens enviados do seu e-mail e salvo na conta de e-mail do receptor da mensagem, que pode facilmente ser acessado por terceiros. Isso torna o tráfego da informação uma cadeia, onde todos devem ter o cuidado com seu documento confidencial ou ele estará em perigo.

O ideal para estes casos, seria um sistema com login e senha de acesso aos colaboradores/executivos, com permissões previamente estabelecidas. Sendo possível consultar a informação/documento de todas as unidades da empresa ou cooperativa, estando em qualquer lugar. Ficam armazenados todas as revisões e alterações anteriores feitas pelo último usuário que usou o documento.

Esta solução já existe e está disponível no sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, Digitaldoc. Um software de gestão de documentos traz segurança, agilidade e facilidade na pesquisa permitindo o acesso simultâneo do documento às pessoas autorizadas. Além disso é possível compartilhar informações importantes com todos os usuários conforme permissões de acesso.

Com o uso de uma ferramenta GED é possível otimizar o tempo, melhorar os processos e  a comunicação interna de forma segura, garantindo agilidade na troca de informações, aumentando assim a produtividade e lucratividade.

Conheça mais sobre o Digitaldoc, acesse http://www.digitaldoc.com.br/

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