Não é exagero algum dizer que, independentemente do porte ou do ramo de atuação, todas as empresas compartilham a necessidade de contar com uma gestão de contratos eficiente e infalível. Isso envolve, diretamente, um processo que trabalhe a informação de maneira segura, ágil e descomplicada, como a Gestão Eletrônica de Documentos.
Acontece que essa solução ainda não está devidamente implementada na mente de todo empreendedor, que ainda bate cabeça para dispor de uma gestão de contratos eficiente. Por isso, vamos ver, no post de hoje, como a GED pode ser o diferencial para que você tenha mais transparência, agilidade e ganho na eficiência contratual – entre outros benefícios imediatos. Confira!
Mobilidade na gestão de documentos
Hoje em dia, você pode fazer negócio de qualquer lugar, a qualquer hora, bastando uma conexão com a internet e um serviço de certificação digital. Afinal de contas, é ele que torna uma assinatura válida em contratos digitais, o que facilita a burocracia e agiliza bastante o tempo de negócio, já que cada parte pode assinar de onde estiver.
Isso sem falar que o risco de perder ou ter o documento extraviado não é minimizado: é extinto. Afinal de contas, não há mais a necessidade de deslocar o contrato em papel de lá a cá, constantemente, até que toda a negociação seja finalizada.
Mais segurança aos seus documentos
Além de mobilidade, uma solução de GED também permite que a sua empresa consiga controlar o versionamento de todos os seus documentos e contratos, além de hierarquizar os aprovadores e controlar cada documento em diferentes níveis de segurança – inclusive, as pessoas que podem acessar, editar e compartilhar a sua propriedade intelectual.
Isso torna toda a sua gestão de documentos mais segura e eficiente, podendo, até mesmo, servir de base para futuras auditorias – como saber quem acessou ou alterou determinadas informações etc.
Melhor gestão no workflow de sua empresa
A gestão de contrato automatizada pela GED garante que muitas conferências, como a coleta de assinaturas digitais, por exemplo, sejam feitas com uma simples verificação automática. Da mesma maneira, o controle de vencimento de toda a documentação também pode ser feito pelo sistema, evitando, assim, falhas humanas e garantindo um fluxo de trabalho mais eficiente e ágil.
Por que investir na digitalização de documentos para a gestão de contratos?
Deu para ter uma noção imediata dos motivos para você implementar, o quanto antes, um sistema de GED na rotina de sua empresa para fazer a gestão de contratos?
Vale lembrar que essa não é apenas uma tendência a qual você pode se antecipar para ficar à frente da concorrência. É uma necessidade, praticamente. Estamos na Era Digital, e quanto antes você adaptar o seu negócio e as suas equipes a tais processos, mais fácil será a transição. Dentre as principais vantagens da digitalização de documentos na gestão de contratos estão:
- Menor possibilidade de fraude dos seus contratos e documentos em geral, aumentando a segurança interna;
- Redução de gastos fixos (como em papel, impressão e manutenção das impressoras) e ainda, da necessidade por espaço para arquivamento dos papéis;
- Risco zero de perdas de documentação por conta de catástrofes naturais (como umidade, por exemplo);
- Valor sustentável à sua marca, já que não ocorre a produção de lixo e tampouco, o desmatamento excessivo;
- Mais rapidez aos processos e etapas de cada projeto.
Amplie a eficiência de sua gestão de contratos com a GED
Com tudo o que vimos até aqui, ficou claro que a Gestão Eletrônica de Documentos é o próximo passo para que a sua rotina de gestão de contratos seja mais automatizada e livre de riscos? Se você está à procura de uma solução atraente e personalizada para o seu negócio, conheça mais sobre a solução da Digitaldoc e as vantagens que ela oferece para o dia a dia da sua empresa.