As inovações são uma constância no mercado, e atualmente a digitalização de documentos tornou-se indispensável pela evolução das tecnologias relacionadas. Neste momento, qualquer pessoa pode ter tudo online, e realizar transações bancárias em minutos através de aplicativos de celular ou notebook, ganhando tempo e pagando as contas com rapidez e segurança; porém o importante não é somente digitalizar os documentos físicos ou gerá-los eletronicamente, mas fazer o gerenciamento deste grande volume de documentos e informações para tornar a empresa mais produtiva e competitiva em seu segmento.
Aplicável a qualquer tipo de documento e a qualquer empresa, a digitalização apresenta muitas vantagens, tais como: a redução de custos com cópias e logística, disponibilização das informações a todos os colaboradores de forma rápida e segura e agilidade nos processos. Isso torna o atendimento da empresa mais estruturado e apresenta mais qualidade ao prestar seus serviços.
Segmentos que podem se beneficiar da digitalização
Exemplos simples de segmentos que possuem grande necessidade de uma gestão adequada da documentação e podem se beneficiar:
- – O RH da empresa terá à mão todos os documentos de qualquer funcionário: folhas de pagamento, FGTS, cópias de documentos pessoais e demais papéis.
- – Financeiro e contabilidade: Organização com notas fiscais de entrada e saída de produtos, ofícios, contratos, atas, pagamentos em geral, facilitando auditorias e possíveis revisões posteriores.
- – Jurídico: Acesso rápido ao processo do cliente, mostrando agilidade e segurança durante seu trabalho, gerando maior credibilidade e confiança.
- – A área da saúde, que se beneficia ainda mais, pois os médicos e atendentes poderão ter prontuários anteriores a um clique, diminuindo a espera do seu paciente, para assim, proporcionar um melhor atendimento.
Porém apenas a digitalização dos seus documentos, não será plenamente apropriado se você quer extrair ao máximo da tecnologia existente. A digitalização dos documentos, se torna muito mais interessante e eficiente se for conciliada com um software de gestão documental.
O aumento da agilidade e produtividade é um dos principais fatores que motivam a empresa a realizar a digitalização e associá-los à um GED. Nesse sentido Uma forma bastante simples de entender a finalidade e a importância da digitalização é a forma de busca pelos documentos, que a partir de qualquer palavra, o usuário obtém resultados de arquivos, em questão de segundos.
Por fim resumimos que a digitalização de documentos permite preservar e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa correta.
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