O mundo está vivenciando a era da tecnologia e, a cada chance que temos de nos adequar a isso, é uma ótima oportunidade pra não ficarmos para trás. O armazenamento seguro de informações valiosas, é uma etapa muito importante desse processo.
A área da saúde, é uma dos segmentos que mais apresenta capacidade de evoluir com ajuda da tecnologia, mas o progresso deve ocorrer aos poucos.
Pensando nisso, recentemente foi sancionada a Lei nº 13.787/2018, que dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para guarda, armazenamento e manuseio de prontuários médicos. Documento esse, que apresenta, de forma organizada, todos os dados necessários para facilitar a análise e as conclusões de resultados do paciente.
A clínica, consultório ou hospital, tem o dever de armazenar e garantir a integridade, a autenticidade e a confidencialidade desse documento, que é propriedade do paciente.
AFINAL, QUAL A IMPORTÂNCIA DE DIGITALIZAR E ARMAZENAR OS PRONTUÁRIOS?
O Conselho Fiscal de Medicina (CFM), tomou como base duas premissas para instituir a digitalização de prontuários médicos. A primeira, é devido ao crescente volume de documentos físicos armazenados. A segunda, é referente à necessidade de manter o documento íntegro por um longo período de tempo, e o avanço tecnológico possibilita o armazenamento e transmissão segura de informações valiosas.
Mas, a finalidade da digitalização dos prontuários médicos, não foi apenas um resultado da evolução tecnológica. Entre 2005 e 2015 houve um aumento de 1600% no número de processos judiciais por erros médicos no Brasil e, os prontuários servem como documento decisório em diversos desses casos.
Porém, prontuários em meio físico, possuem maior chance de serem extraviados, rasurados ou ainda correm o risco de sofrerem ações do tempo, que dificultariam ainda mais interpretação do conteúdo.
O prazo de guarda de prontuários físicos, mesmo que já digitalizados e devidamente armazenados é, de modo geral, 20 anos a partir do último dado registrado. Clicando aqui, você encontra um resumo com as principais informações sobre o descarte do documento original.
O prontuário digitalizado ou ainda aquele que foi elaborado em meio eletrônico, deve ser guardado permanente, sob risco da instituição sofrer penalidades caso não exista nenhuma informação documentada.
? Todo o prontuário médico, seja ele digitalizado ou criado em meio digital, deve ser armazenado em um sistema especializado, que assegure a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento original.
PORQUE DEVO CONTRATAR UM SISTEMA ESPECIALIZADO EM ARMAZENAMENTO DE DADOS?
Segundo a Lei Nº 13.787/2018, o sistema designado para armazenamento do documento, deve protege-lo do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizada. Deve oportunizar, no processo de digitalização, a utilização de certificado digital embutido, preferencialmente no padrão ICP-Brasil, a fim de garantir a segurança e a integridade jurídica desses documentos.
Para evitar rasuras, distorções ou inconsistência nos dados contidos no prontuário, é importante que o software possua um sistema que permita ou vete permissões à diferentes usuários.
O versionamento do documento, é outra funcionalidade interessante para o sistema possuir, pois ele registra todas as alterações que o arquivo recebeu ao longo do tempo.
O prontuário que está armazenado em um sistema especializado em gestão de documentos, além de garantir a validade jurídica através de assinatura eletrônica e, assegurar que nenhuma pessoa não-autorizada tenha acesso ao documento, ele também oferece mais segurança e agilidade na busca dos dados, devido a organização da estrutura de pastas.
Resumidamente, devido à crescente necessidade de realizar consultas em prontuários médicos e, pela importância dessas informações permanecerem íntegras, sem rasuras, surgiu a necessidade de utilizar a tecnologia a favor do profissional. A melhor forma de garantir o armazenamento integral e seguro desses dados, é utilizar um sistema voltado para a gestão e guarda de arquivos.
O DIGITALDOC, nosso sistema de gestão integrada de documentos, está preparado para atender a Lei n. 13.787/2018 e armazenar os prontuários médicos do seu paciente, indiferente se você atende em clínica, consultório ou hospital. Se você tem interesse em conhecer melhor a ferramenta, acesse nosso site, agende uma apresentação do sistema ou experimente o teste grátis!