É muito comum encontrar empresas que controlam os vencimentos de seus documentos em planilhas de Excel e, claro, isso é compreensível já que existe a “facilidade” de abrir o arquivo e encontrar suas informações lá, basta organizar em ordem de data de vencimento e pronto.
SIM, ela é uma boa ferramenta, mas, apesar de utilizada de forma massiva para este tipo de controle, ela não é boa para isso. Um bom exemplo seriam os escritórios de contabilidade, que normalmente utilizam as planilhas para um controle custoso de datas de validade de certidões, alvarás, contratos, entre outros documentos, consumindo grande parte do tempo de trabalho produtivo de seus colaboradores, tempo este que poderia ser direcionado a realizar, por exemplo, captação de outras empresas para o escritório.
MAS COMO MELHORAR ISSO SEM PRECISAR REALIZAR ANÁLISES DIÁRIAS DESSA PLANILHA?
Dentro dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ECM) existe uma opção denominada controle de vencimento ou controle de temporalidade.
O primeiro passo é entender qual o tipo de documento que você irá inserir no sistema, já que é necessário cadastrar todas as informações sobre ele, inclusive sua validade, que é uma opção fixa. Por exemplo, ao lidar com uma certidão negativa de débitos, que é um documento de utilização frequente para contabilidade, sabe-se que a mesma tem validade por 120 dias, sendo assim, quando esse documento for inserido no sistema, será programado para que dias antes do seu vencimento o responsável seja notificado de que precisará realizar uma atualização.
E no que isso auxilia?
Tem noção que, durante o processo de abertura de uma empresa, você estará assegurado de que todo o projeto trabalhado não será perdido por falta de controle do vencimento da certidão de débitos, sabendo que o trâmite desse documento é de extrema importância? Ou seja, além de manter seus documentos em dia, potencializará a produtividade da sua empresa.
No sistema de Gerenciamento de Documentos da Digitaldoc é possível controlar o vencimento de forma automatizada e ter a gestão da documentação de maneira ampla. Quer saber mais? Entre em contato, nós sabemos como te ajudar a melhorar sua gestão de documentos para uma forma ágil e simples.