O prazo está terminando!!!
As Instituições de Ensino Superior de todo o território nacional precisam cumprir as determinações do Ministério da Educação (MEC), para se manterem ativas no mercado educacional. A Portaria 315, que foi instituida em abril de 2018, descreve uma parte dessas exigências.
Nessa portaria, estão especificados uma série de itens a serem atendidos, para garantir o recredenciamento do MEC.
Para facilitar seu entendimento, vamos destacar neste artigo os 3 principais pontos da Portaria MEC 315, que devem ser atendidos:
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀ ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
1) A destinação do acervo físico atual
O primeiro ponto a ser destacado, é a necessidade de transformar todos os documentos referentes às atividades acadêmicas dos alunos, que atualmente compõe o arquivo físico, em um arquivo digital, tanto dos cursos de graduação, como os de pós-graduação, sejam estes presenciais ou à distância.
O MEC estipulou um prazo de 24 meses para cumprimento dessa normativa, sendo que a data limite é dia 05 de abril de 2020.
As universidades, além de garantirem a manutenção e integridade do acervo físico, deverão converter e gerenciar as versões digitais desses documentos, garantindo a segurança dessas informações.
O método de digitalização utilizado, deve garantir a confiabilidade, a autenticidade, a integridade e a durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
A notícia boa é que depois de digitalizados muitos documentos poderão ser descartados.
- Quais documentos?
Todos aqueles que são cópias simples (cópias de RG, CPF, comprovante de residência), ou os documentos originais, quando concluído o prazo determinado na tabela de temporalidade documental.
- MUITO IMPORTANTE:
Todos esses documentos, mesmo depois de digitalizados devem permanecer organizados na instituição, em condições adequadas, possibilitando fácil acesso e pronta consulta.
Diferente da digitalização de documentos, em que os documentos passam do meio físico para o digital, os documentos nato-digitais são aqueles que já nascem no meio digital. Outra diferença, e uma grande vantagem dos documentos nato-digitais, é que eles já possuem validade jurídica, pois não houveram alteração no formato e contexto do mesmo.
Esse detalhe, nos leva para o segundo item a ser atendido na Portaria 315.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀ ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
2) Exigência de um sistema especializado para guarda e gerenciamento do acervo digital
O MEC exige que toda a documentação digitalizada, seja armazenada em um Sistema de Gestão Eletrônica de documentos (GED). Nesse sistema, é possível organizar os documentos da instituição e acessá-los de forma prática e rápida, economizando o tempo de busca dos mesmos, sendo que o GED oferece mais segurança e praticidade na execução dos processos administrativos e acadêmicos dentro da universidade.
O sistema de gestão de informações, deve garantir:
• A preservação do acervo acadêmico digital;
• A indexação que permita a recuperação do acervo acadêmico;
• A segurança e a preservação dos dados;
• Uso da certificação digital padrão ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica das informações do acervo.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀ ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀ ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀ ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
3) Nomeação do responsável pelo acervo acadêmico
Outro item relevante tratado na portaria 315 que deve ser salientado, é sobre a importância de a instituição nomear um representante legal, que responderá civil e criminalmente por todo acervo acadêmico da Instituição.
Essa pessoa, costuma ser a secretária acadêmica, mas a Instituição pode definir qualquer pessoa que seja de confiança da organização.
O Responsável, além de ser qualificado tecnicamente para exercer suas atividades, terá especial atenção dos fornecedores dos sistemas de gestão para as Secretaria, no sentido de apoiar ainda mais em seu dia a dia!
A Portaria MEC 315, possui outros detalhes que devem ser considerados. Para ler esta portaria na íntegra, clique aqui. Caso tenha alguma dúvida mais específica, você também pode entrar em contato conosco para conversarmos.
Quer saber o que acontece caso você não cumpra as exigências da portaria 315 do MEC? clique aqui
Se sua instituição de ensino ainda não se preparou para atender a Portaria 315, nós podemos te ajudar. Temos conhecimento na área e a ferramenta necessária para atender sua demanda!
Clique aqui e conheça o Certificata, o sistema desenvolvido para gerenciar a Secretaria Acadêmica Digital em sua Insituição de Ensino Superior!
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀ ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀ ⠀⠀⠀