Imagine sua empresa com um determinado processo de trabalho, onde é necessário criar um documento, aprová-lo e somente depois ele é liberado para a consulta.
Esse é um processo que muitas vezes dá mais trabalho saber com quem o documento está parado, do fazer a atividade necessária e, que muitas vezes fica em um vai e volta enorme para concluir os ajustes necessários .
Já parou para pensar quanto tempo você leva imprimindo, levando de um lado para o outro, procurando ou cobrando seus funcionários sobre o paradeiro dos documentos?
Essa rotina que o documento passa toda vez, desde sua criação até sua versão final, é chamada de fluxo de trabalho ou workflow.
Um Workflow, é um conjunto de ações realizadas por certas pessoas, que seguem sempre a mesma ordem de trabalho. Com ele, é possível determinar o responsável por cada passo na execução de determinada tarefa.
Vejamos um exemplo de workflow, envolvendo um processo de contrato
Para quê serve um workflow?
Imagine se todo esse percurso puder ser feito sem que ninguém precise imprimir e levar o documento físico para o próximo responsável, o quanto otimizaria seu tempo?
Através de um workflow, os processos seguem uma sequência lógica, que faça sentido para a organização. Através dele é possível realizar verificações adequadas, eliminar erros e inconsistências do documento, diminuindo o tempo de retrabalho. Também é possível que todos os responsáveis vejam em qual etapa o documento está, caso o mesmo pare no percurso.
O sistema de gestão eletrônica de documentos Digitaldoc, possui um workflow de documentos, onde você constrói fluxos de aprovação e acompanhamento de suas informações, melhorando a comunicação entre as pessoas, centralizando os dados e simplificando esforços tanto para quem solicita, quanto para quem aprova o documento.
Com a representação visual das atividades através de um fluxograma, é possível visualizar quais passos já foram dados, quanto tempo exigiu e quais serão as próximas etapas a serem percorridas, até a conclusão de um determinado projeto.
Simplifique a execução das atividades usando a tecnologia a seu favor! Alinhe o percurso das informações e acompanhe o andamento dos processos do seu negócio!