Quem trabalha com a qualidade, entende o sufoco que é estar em auditoria.
O maior pesadelo para quem é dessa área, é estar na frente do auditor, e não conseguir apresentar as documentações adequadas dentro dos padrões de qualidade exigido, não atendendo o padrão de qualidade ISO.
O que as cooperativas fazem para acabar com essa aflição?
O medo das cooperativas em perder as certificações, tem sido amenizado com auxílio de um sistema de gestão eletrônica de documentos. O que antes era um processo complexo, que demandava muito tempo, agora é uma ação mais simples e muito mais rápida.
Elas estão migrando o processo da qualidade, que antes era gerido com documentos físicos, para o processo de digitalização e controle eletrônico dos documentos. Para que isso ocorra de uma forma adequada, é necessário utilizar um sistema que atenda às necessidades das cooperativas.
As principais funcionalidades que um sistema de gerenciamento deve ter para um processo de qualidade descomplicado são:
- Pesquisa simplificada: Que permite fazer buscas por pesquisa no título do arquivo, por informações adicionais inseridas, ou ainda pelo conteúdo do corpo do documento;
- O versionamento de documentos: Quando você não precisa se preocupar em alterar o documento e perder a versão anterior, uma vez que o sistema salva todas as versões anteriores juntos da última versão cadastrada no sistema;
- Controle de vencimentos: Quando você recebe um aviso no seu e-mail, alertando sobre o vencimento do documento estar próximo, incluindo contratos e documentos de auditoria;
(Se quiser saber mais detalhes sobre essas 3 funções acima, é só clicar AQUI)
- Assinatura digital: Que facilita o processo de assinatura de vários documentos, sem a necessidade de impressão de nenhum deles e ainda sendo totalmente válida juridicamente.
- Gerenciar pastas: Que te permite controlar os documentos em suas devidas pastas, podendo liberar ou vetar o acesso à certos usuários;
- Workflow: Um fluxo de trabalho que conduz automaticamente o documento para as pessoas responsáveis, de acordo com as ações realizadas.
O que as cooperativas ganham em aderir a um GED?
O ganho das cooperativas aumenta significativamente, tanto no âmbito financeiro quanto no colaborativo, uma vez que os funcionários se sentem mais confortáveis em entrar em processo de auditoria, não perdem horas em busca de documentos, e garante que nenhuma certificação seja perdida por descuidos e falta de atenção.
Se sua cooperativa ainda não migrou do modelo tradicional de arquivamento físico para o processo de gerenciamento eletrônico de documentos, não perca mais tempo. Acesse site da Digitaldoc e saiba como você pode ficar menos preocupado durante as auditorias futuras.