Se você é uma pessoa organizada e preocupada com a segurança de seus documentos, ou pelo menos tenta ser, já deve ter se deparado com muitos repositórios de arquivos que armazenam suas informações. O que eles prometem, é a facilidade para a pesquisa e compartilhamento de seus dados. Porém, apenas um repositório de dados, não representa uma gestão eletrônica eficaz.
A confusão entre os dois casos, é bastante comum. Para facilitar esse entendimento, vou apresentar 5 coisas que o GED da Digitaldoc faz melhor que os repositórios de arquivos comuns.
Antes de começar, é bom lembrar que GED, é a sigla que utilizamos para Gestão Eletrônica de Documentos. Essa abreviação, caracteriza uma série de tecnologias que permite o gerenciamento das informações de uma organização, tudo de forma digital.
RELATÓRIOS GERENCIAIS
Se você contrata um sistema GED, você deve, no mínimo, ter o total controle da situação de seus arquivos.
As informações, devem ser geradas com base nas atividades exercidas pelos usuários dentro do sistema, com ajuda dos metadados (campos adicionais) cadastrados em cada documento.
No Digitaldoc você pode analisar:
- Número de páginas indexadas: O relatório de páginas indexadas, mostra o número total de páginas agrupadas em pdf. Se dois contratos possuem 10 páginas cada, logo, são dois arquivos com 20 páginas indexadas.
- Usuários mais ativos: Tenha o controle de quais são os usuários que mais movimentam o sistema;
- Campos Adicionais: Saiba quantos campos adicionais foram criados para catalogação e pesquisa de dados;
- Inventário: Realize um levantamento detalhado da quantia de documentos que seu sistema possui;
- GBs Utilizados: Apresenta a quantia de Gigabytes ainda disponíveis para armazenamento e a quantia já utilizada;
TABELA DE TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS
Todos os documentos possuem vida útil. Para mensurar isso, existe a tabela de temporalidade documental que, por definição, é uma criação da empresa, visando avaliar a importância e relevância de cada documento.
Como gerenciar isso sem ter dor de cabeça?
O Digitaldoc facilita essa tarefa para você através de um recurso, onde se preenche a data em que o documento expira. Alguns dias antes do documento vencer é emitida uma notificação por e-mail, avisando que o mesmo está perto de vencer.
Cada documento tem um prazo específico para se tornar obsoleto. O uso deste recurso faz com que não seja necessário ficar lembrando ou anotando a validade de cada arquivo.
CONTROLE DE VERSÕES DO DOCUMENTO
Quantas vezes você já precisou de uma informação e, ao acessar o documento percebeu que ele foi editado e os dados estão incoerentes?
Essa situação pode exigir um retrabalho danado!
Um sistema GED, como o Digitaldoc, permite o controle de versionamento dos arquivos. Você pode acessar o registro das edições anteriores.
A aba que armazena todas as revisões anteriores, pode ser facilmente acessada. É lá que você verifica quando e quem foi o responsável pelas alterações dessas informações, podendo visualizá-las ou recuperá-las tranquilamente, se for esse o caso.
ASSINATURA DIGITAL
Algumas pessoas ainda sentem insegurança com relação a autenticidade dos documentos eletrônicos. O recurso da assinatura digital autenticada juridicamente, serve como uma garantia desta legitimidade.
Os documentos no GED da Digitaldoc, aceitam quantas assinaturas digitais forem necessárias. Isto evita também o trabalho de imprimir, assinar com caneta e digitalizar novamente o documento. Utilizando a certificação padrão ICP-Brasil, é possível garantir a veracidade de seus dados. Lembrando também que o Digitaldoc possui integração com a DocuSign.
WORKFLOW DE ARQUIVOS
Empresas costumam trabalhar com fluxos de documentos, seja para verificação e aprovação por mais colaboradores, ou apenas para assinatura dessa documentação. Com um Workflow é possível saber exatamente em qual etapa esse documento se encontra e o mais importante, quem é o responsável pela ação.
O Digitaldoc aceita que o desenho do Workflow seja personalizado. Cada pasta dentro do sistema pode ter o seu próprio fluxo de documento. SE preferir, você também pode trabalhar com um fluxo geral, ou ainda, sem fluxo nenhum. Depende da necessidade do seu negócio.
Essas 5 funcionalidades, são as que mais se destacam quando você precisa analisar as diferenças entre um drive que simplesmente armazena suas informações, de um sistema que apoia a gestão integrada de seus documentos e dados.
Agora que você entende essa diferença, fica bem mais fácil decidir qual deles atende melhor a sua necessidade, não acha? Se a sua intenção for ter mais controle, segurança e agilidade, o sistema GED é a melhor opção.
Gostaria de conhecer como funciona o sistema de gestão integrada de documentos da Digitaldoc? Envie-nos uma mensagem.