A parte mais legal de trabalhar com sistemas é que a gente pode verdadeiramente ajudar nossos usuários, e ver neles a expressão de satisfação por ter um problema resolvido, por isso resolvemos fazer um breve relato disso.
Nossa ferramenta tem diversas funcionalidades desenvolvidas para te ajudar na gestão de documentos da sua empresa. Resolvemos eleger as TOP 3 que mais agradam nossos clientes. A gente poderia até citar as mais complexas como o workflow ou assinatura digital, mas temos outras que estão muito mais presentes no dia-a-dia dos nossos usuários.
Nossa TOP 3 ficou assim: o versionamento, controle de temporalidade e a busca otimizada.
Sabe porque escolhemos estas? Elas estão em praticamente todos os documentos e agilizam processos que antes eram feitos de forma manual e lenta.
Com o versionamento, dá pra acompanhar as mudanças que o documento sofreu com o passar do tempo. É possível ver todas as informações que foram adicionadas ou retiradas do documento, sabendo quem e quando alterou. Essa funcionalidade vai te ajudar muito no rastreamento de dados.
Aqui mesmo nosso poderoso chefinho, o Nerisson, uns dias atrás sobrescreveu a planilha de controle de atividades de uma implantação. A gente perderia uma tarde para recuperar o que estava registrado se não fosse o Digitaldoc. Bastou pegar a versão anterior dos dados e dar um corretivo no chefe que ficou tudo bem.
Documentos com vencimento são outro pepino. O que temos visto é que muitas pessoas controlam eles em uma planilha e as vezes até mesmo em anotações físicas. Não há nenhum problema se você tem tempo de olhar documento a documento toda semana, MAS VOCÊ TEM TEMPO PRA ISSO ?
Se não tem, fique atento ao que estamos alertando. Com o Digitaldoc, além de te avisar no vencimento, você pode configurar um prazo de dias antes para ser notificado. Assim, não tem mais desculpa de que desperdiçou seu tempo para ver quais documentos merecem alguma revisão.
Tempo, tempo, tempo.
Mais uma vez falando dele…
Já parou para imaginar quanto tempo você passa procurando documento? Conte o tempo que você leva para chegar até onde o documento está, que provavelmente estará no meio de outros, dentro de pastas e possivelmente em um armário ou prateleira. Então, você pega o documento volta para sua mesa utiliza o documento para sua finalidade, aí você deve guarda-lo novamente. Isso tudo para cada documento que você precisar.
Em estruturas digitais inteligentes, você consegue encontrá-lo em no máximo 15 segundos, por palavras no título ou no conteúdo do documento.
E depois de usar, é só fechar e pronto.
Entendeu o porquê elas são consideradas as queridinhas?
O ganho de produtividade que elas dão aos seus serviços, fazem valer, e muito o investimento através da rastreabilidade e recuperação da informação. Você tem garantia de não perder mais seus prazos, economia de tempo e ganho altíssimo de produtividade.
Claro que nada acontecem por mágica.
Nós temos técnica e conhecimento para colaborar com aquilo que você já faz.
Que tal me contar aqui nos comentários como é feito ai na sua empresa?
Conheça as pessoas aqui da Digitaldoc que podem colaborar com você.
Se você clicar aqui, pode falar com o Robson pelo WhatsApp mesmo! Ele pode ajudar a sanar todas as suas duvidas!