O Ministério da Educação (MEC), com o propósito de simplificar processos que envolviam secretarias acadêmicas instituiu normas sobre a manutenção e guarda de acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) que pertencem ao Sistema Federal de Educação.
Com a implantação de uma Secretaria Acadêmica Digital nas IES é possível agilizar processos através da troca de arquivos físicos para arquivos digitalizados e/ou digitais. Torna-se muito mais fácil e rápido localizar e consultar o dossiê do acadêmico, e ainda evitar que estes documentos sejam extraviados.
Assim, é possível otimizar o processo de atendimento ao aluno e ainda reduzir o acervo físico de arquivos.
A quem cabe realizar este serviço?
As secretárias acadêmicas ou as depositárias fiéis dos documentos dos acadêmicos têm uma responsabilidade grande neste momento. São elas as encarregadas por pesquisar, analisar e contratar o melhor serviço que possa atender às solicitações do Ministério da Educação.
As IES que buscam uma forma de ganhar tempo no atendimento ao aluno, ter um controle mais seguro e uma resposta rápida ao buscar documentos optam, sem dúvidas, pela implementação de uma Secretaria Acadêmica Digital que cumpra com as normas do MEC.
Como é feita a implementação?
Os clientes que entram em contato com a Digitaldoc, geralmente estão perturbados com o grande volume de documentos no acervo físico da instituição, e, o fato de que a cada dia mais documentos são gerados. É um trabalho que possui começo e um ciclo contínuo, sem um fim propriamente dito.
O processo de implantação se inicia por uma primeira reunião com a comissão técnica da instituição de ensino, que é de extrema importância para o bom andamento do projeto. Fica mais claro para todos como acontecerá e quais serão as etapas a serem seguidas. Adianta-se ao máximo os problemas que podem ser encontrados e se acertam os detalhes primordiais
Muitas melhorias são percebidas, para ter maior resultado, o processo de implantação da Secretaria Acadêmica Digital são acompanhados por especialistas na gestão e guarda de documentos. Na Digitaldoc a especialista é a Sônia. A implantação mais recente em que ela está envolvida, é do grupo de faculdades UDC.
ATENÇÃO: Prazo de Adequação
A maior preocupação de quem chega até nós hoje, é em relação ao tempo para realizar esta adequação. O prazo dado pelo Ministério da Educação se finda em abril de 2020.
À primeira vista, a impressão é de que ainda há muito tempo para se preocupar com isso, mas o serviço de migração do arquivo físico para arquivo digital é um processo lento e trabalhoso. Isso acontece pois geralmente se inicia pelos documentos que já estão armazenados na secretaria, e a medida em que vão entrando novos documentos, estes já vão sendo armazenados digitalmente.
Também é de extrema importância que haja consistência nas informações dos documentos. Isso demanda tempo devido à atenção necessária durante o cadastro, o que facilita o trabalho de organização e busca futuramente.
Com a nossa cliente UDC, a expectativa é de que os alunos que iniciarão as aulas em junho de 2019 já tenham todo o trâmite acontecendo de forma digital.
Na Digitaldoc assumimos o compromisso com o cliente. Sabemos o quanto é importante que haja consistência e segurança na documentação, e o quanto a secretaria acadêmica vai facilitar a vida desses profissionais que dedicam o seu tempo auxiliando e atendendo os futuros profissionais do mercado.
A Sônia, se especializou em guarda e gerenciamento de documentos e está pronta para auxiliar nesses casos. Então, se você tem dúvidas mais pontuais, clique aqui e agende uma conversa conosco. Juntos encontraremos a melhor solução e trilharemos o caminho mais adequado para a sua Instituição de Ensino.