Quando visitamos clientes potenciais, sempre apresentamos nosso trabalho e as possibilidades de projetos de gestão documental para a empresa. Também fazemos uma série de perguntas, buscando entender melhor a realidade do cliente e as dificuldades pelas quais estão passando para gerar, tramitar, guardar, recuperar e usar documentos e suas informações.
Umas das perguntas que sempre fazemos é “A empresa usa algum software para gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?” e, para nossa, surpresa, a maioria das respostas é “Sim, usamos o Windows Explorer”.
Esta resposta nos leva a crer que não há um entendimento claro por parte de muitas empresas sobre o que é realmente gerenciamento eletrônico de documentos, pois, em definitivo, o Windows Explorer não exerce esta função.
Existe uma confusão entre digitalizar e criar um repositório digital de documentos (função possível no Windows Explorer) e ter um gerenciamento eletrônico de documentos (função não disponível no Windows Explorer).
Um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) deve disponibilizar à empresa um conjunto de tecnologias e funções que permitam gerenciar e monitorar documentos em todo o seu ciclo de vida, desde o momento da captura/geração, revisão, fluxos de aprovação/tramitação/ distribuição/destinação, arquivamento, recuperação, uso, descarte e memória.
Abaixo citamos alguns dos recursos mais importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos, e a possibilidade de encontrar esta função em um software de GED e no Windows Explorer.
| FUNÇÃO | REQUISITO MÍNIMO | REQUISITO RECOMENDÁVEL | WINDOWS EXPLORER FAZ? |
| Armazenamento de arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada. | X | Sim, mas peca na questão da organização e ordenação. | |
| Cadastro de Informações sobre o documento, que permitam visualização e indexação para recuperação futura. (Ex. Número, Título, Disciplina, Tipo etc) | X | Não. | |
| Controle de Revisão de documentos, mantendo as revisões anteriores como histórico, e exibindo para o usuário somente a revisão mais atual, evitando uso de informações obsoletas. | X | Não. | |
| Possibilidade de acesso remoto, em tempo real, dos documentos, mesmo de computadores e dispositivos desconectados da rede corporativa, via WEB. | X | Não. | |
| Controles de acesso, para evitar visualização e uso de documentos por usuários não autorizados aos seus conteúdos. | X | Até faz, mas de forma um tanto ineficiente para GED. | |
| Trilhas de Auditoria, que permitam a governança de informação nas empresas, registrando acessos, impressões, visualizações, inclusões, edições e exclusões. | X | Até faz, mas depende muito da estruturação da rede, forma em que os usuários são criados e normalmente os dados de acesso só podem ser consultados pelo Administrador de REDE. | |
| Fluxos de trabalho que permitam mapear o ciclo de vida documental dentro da empresa, tais como etapas de criação, aprovação, distribuição e uso, ate seu arquivamento. | X | Não. | |
| Controle de temporalidade de arquivamento, para definições de tempo de permanência do documento digital no acervo corrente, descarte OU guarda permanente para fins históricos (que pode ser feita através de Backup com remoção dos documentos da base para ganhos de espaço digital e performance) | X | Não. | |
| Relatórios gerenciais para monitorar inclusões, crescimento do acervo, controle de prazos etc. | X | Não. | |
| Recursos de colaboração para geração de documentos. | X | Não. | |
| Possibilidade de visualização de documentos, independente de suas extensões, através de visualizadores universais. | X | O usuário precisa ter os softwares nativos instalados em sua máquina. |
Existem outras possibilidades e impossibilidades para o Windows Explorer. O uso de drivers virtuais de armazenamento como Google drive, One drive (etc.) viabilizam, até certo ponto, e às vezes até de forma perigosa (muitos relatos de perda de documentos em sincronizações), recursos básicos para acesso remoto e colaboração, por exemplo. Mas não da forma que um software de GED faria.
A Conclusão é a de que o Windows Explorer não pode ser considerado, de forma alguma, uma possibilidade de ferramenta para GED. As empresas devem, primeiramente, procurar entender seu acervo documental e seus processos de trabalho, para então elencar funções requeridas e desejáveis para a gestão de seus documentos digitais. De posse deste entendimento, será possível decidir pela melhor ferramenta de gestão eletrônica de documentos para a empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar neste processo.