Embora uma das qualidades mais humanas seja a curiosidade e o ímpeto por novas descobertas, é comum encontrar resistência com a chegada de mudanças, seja na vida pessoal ou profissional.
Nos corredores corporativos existe, ainda, muita relutância em utilizar GED: uma situação que prejudica colaboradores, a gestão e a própria empresa como um todo, uma vez que o processo fica estagnado e o dinamismo desejado fica em segundo plano.
Mas, por que isso acontece, e o que fazer para contornar os obstáculos? Confira tudo a respeito da relutância em utilizar GED no post de hoje!
A insegurança que acompanha as novidades
O problema imediato não está no medo em explorar o desconhecido, mas em não ter participação ativa no epicentro das mudanças.
No caso da Gestão Eletrônica de Documentos, é natural que os colaboradores fiquem desconfiados pelas múltiplas promessas que envolvem um trabalho mais agilizado, facilitado e autônomo.
O primeiro pensamento de relutância em utilizar GED é o de insegurança: qual papel, afinal de contas, esse colaborador em específico irá desempenhar, uma vez que muito do que ele fazia passará a ser automatizado?
No entanto, um resgate não muito longe exemplifica bem essa situação: quando os computadores foram inseridos na nossa rotina, as máquinas não assumiram as cadeiras ocupadas por nós, humanos. E, com o GED, isso não é diferente.
A implantação, por sua vez, também não deve ser chocante. Convém uma reunião para explicar, ponto a ponto, os motivos que levaram à decisão de optar pela Gestão Eletrônica de Documentos e de que forma as equipes participarão do novo processo.
Transparência e atitude: o melhor remédio para desarmar a desconfiança.
A falta de conhecimento técnico
Muitas vezes, mesmo com uma conversa franca, alguns colaboradores não se deixam convencer e apresentam relutância em utilizar GED, uma vez que não conhecem o processo que vem aí para chacoalhar as suas estruturas profissionais.
A capacitação e o treinamento, entretanto, devem estar intrínsecos às mudanças. Afinal de contas, se a gestão procura por mais eficiência e agilidade, por que não começar qualificando seus colaboradores?
Mas, fique atento: a atitude não deve partir somente dos gestores e coordenadores! Funcionários colaborativos e pró-ativos, e que assimilam melhor as mudanças, podem ajudar com a transição.
Para isso, dê autonomia a esses colaboradores e um treinamento específico. Assim, eles ajudam a desmistificar os obstáculos que o imaginário criou em torno da Gestão Eletrônica de Documentos.
O desconforto contínuo
Além da perícia técnica temida pelos colaboradores, o desconforto que a mudança causa é, também, um fator a ser levado em consideração quando o assunto é relutância em utilizar GED.
Trata-se, simplesmente, de uma quebra na rotina, o desconforto por ver um cotidiano inteiro sendo desmontado e reconstruído, mas de maneira completamente diferente.
Por isso, como adiantamos anteriormente, a transição não pode ser abrupta. Isso, simplesmente, espanta as pessoas!
Ainda que exista pressa na implementação da GED, o processo transitório não é tão simples quanto arrancar um band-aid. É um novo despertar que se enraíza, pouco a pouco, no consciente de cada membro da equipe.
Segurança gera segurança
Como vimos, muito do impacto gerado pela relutância em utilizar GED está relacionado à maneira como o novo sistema é apresentado.
As resistências são naturais. O desafio está em minimizar a força contrária exercida às necessidades por mudanças.
Por conta disso, resumimos alguns pontos que podem ser abordados ao reunir os colaboradores, de maneira que tudo seja esclarecido. Confira!
- Apresente os benefícios: explore as vantagens que a implementação da GED trará à rotina da empresa. Não se trata, apenas, de benefícios operacionais, mas de como a vida dos colaboradores será impactada de maneira positiva.
- Apresente a compatibilidade do sistema: não ignore ou minimize as dores dos colaboradores. Esteja à disposição para solucionar as dúvidas deles.
- Explique a complexidade do projeto: nenhuma mudança complexa demais conquista voluntários à sua causa. Torne a transição o menos dolorida possível.
- Incentive o erro: capacite e coloque os colaboradores para experimentarem os processos. O erro leva ao aprendizado e o período de adaptação é natural.
Vale lembrar, por fim, que as pessoas são os bens mais preciosos para almejar os resultados desejados de sua empresa. Por isso, elas devem ser o grande foco de atenção diante das novidades, como a implementação de um sistema novo. Mas, acredite, a relutância em utilizar GED pode ser driblada e vencida, facilmente.
Ficou com alguma dúvida sobre como aplicar essa nova cultura na sua empresa de forma a não gerar, nos seus colaboradores, relutância em utilizar a GED? Entre em contato e conheça as soluções que oferecemos para o seu negócio.