Todas as empresas estão sujeitas a acidentes, incêndios, vandalismo, extravios, alagamentos e outros desastres que podem acontecer a qualquer momento. Estes, além da deterioração natural de papéis e outros materiais, levam à destruição de documentos e comprometem o patrimônio intelectual da organização. Como medida de segurança, o plano de recuperação de desastres e a Gestão Eletrônica de Documentos têm como objetivo evitar que essas situações comprometam as atividades de uma empresa impedindo-a de operar normalmente.
Como os desastres afetam o patrimônio intelectual?
- Em 2001, um incêndio destruiu três núcleos de pesquisa (comunicação e educação, teledramaturgia e pesquisa de educação infantil), dois laboratórios, salas de aula, além dos respectivos acervos da Escola de Comunicações e Artes, da Universidade de São Paulo. Anos de trabalho, pesquisa e produção intelectual foram perdidos para sempre.
- Em 2012, um incêndio criminoso destruiu 15,3 mil caixas de documentos do Metrô de São Paulo, que continham registros da empresa desde 1977. Eles seriam usados em uma investigação sobre o esquema de formação de cartel para participação em licitações. No incêndio, os criminosos destruíram os arquivos de outras 18 empresas.
- Em 2015, um incêndio destruiu arquivos da delegacia de Santa Luzia, em Minas Gerais. Outra perda irreparável.
Casos assim são lamentáveis e imprevisíveis. Por isso, é preciso se precaver. Documentos importantes para empresas e órgãos públicos devem ser devidamente guardados e armazenados com segurança.
Como funciona o plano de recuperação de desastres?
Um plano de recuperação de desastres é o que toda empresa precisa para estar preparada para se recuperar de desastres que venham a afetar o seu patrimônio intelectual. Trata-se de um procedimento documentado que deve ser adotado em situações extremas. No caso de um desastre natural, acidental ou criminoso, a empresa poderá acionar este procedimento para que suas atividades sejam retomadas o mais rápido possível. Corporações preparadas para isso não sentirão tanto o impacto de um desastre e poderão seguir com suas funções sem perdas intelectuais.
A Gestão Eletrônica de Documentos consiste no gerenciamento digital dos documentos de uma empresa. Sejam eles vídeos, fotos, microfilme, papéis, planilhas, ou outro, você terá melhor aproveitamento de espaço físico, busca facilitada de arquivos, fácil acesso a documentos e compartilhamento dos mesmos entre equipes. Contudo, estes não são os únicos benefícios proporcionados pela Gestão Eletrônica de Documentos.
Em relação à prevenção contra acidentes, priorização da segurança do patrimônio intelectual de uma empresa e plano de recuperação de desastres, a GED tem muito a oferecer. Esta tecnologia se responsabiliza por coletar, organizar e armazenar, de forma segura, todos os documentos de uma empresa. Dessa forma, se algum dia uma fatalidade ocorrer, os documentos serão uma preocupação a menos, e a empresa poderá recuperar-se de um desastre e voltar às suas atividades com mais agilidade.
Não é possível impedir que desastres e acidentes aconteçam. No entanto, as empresas podem precaver-se para minimizar os possíveis impactos de tais situações.
E você, como planeja a questão da segurança intelectual da sua empresa? Já conta com um software de Gestão Eletrônica de Documentos? Divida conosco sua experiência.