Ter os documentos em um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos possibilita a empresa gerenciar todo o capital intelectual, o que proporciona vantagem competitiva frente aos concorrentes.
Quem trabalha com muitos documentos, geralmente enfrenta problemas que parecem simples mas ao final de um mês pode gerar um grande desperdício de tempo. Cópias desnecessárias, documentos duplicados, documentos perdidos, ou então, a demora para encontrá-lo.
A Gestão Eletrônica de Documentos se aplica tanto na área privada como na área pública. No setor público a digitalização vem de encontro a Lei da Transparência.
Gerencie melhor seus documentos
Gerenciar documentos eletronicamente não significa somente digitalizar documentos e armazená-los em um computador. Significa também:
- Melhor aproveitamento do espaço físico na empresa;
- Permite a recuperação de documentos;
- Acesso instantâneo a qualquer documento em qualquer momento;
- Permite que a pessoa autorizada receba a informação necessária, na hora que ela precisar;
- Localização exata do documento;
- Evita a perda de documentos em caso de desgaste do papel e também quando guardados em local errado;
- Disponibilização de documentos e informações na rede da empresa;
- Reconhecimento de texto através de OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres);
- Rapidez e melhor atendimento ao cliente e tempo para realizar as tarefas que realmente são importantes para o seu negócio.
Amplie a capacidade da sua equipe com a gestão eletrônica
Observamos que uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos não se limita a apenas guardar documentos, ela se aplica a qualquer processo que envolva documentos, tanto físicos como eletrônicos. Ela permite a disponibilização de documentos para todos os envolvidos no processo em apenas um lugar, agilizando a busca e a localização destes documentos gerando um ganho de produtividade e organização muito grande.
A Gestão Eletrônica de Documentos está diretamente conectada com uma gestão de qualidade, que gera produtividade, pois proporciona para as empresas foco nas atividades que realmente são importantes para o seu negócio, gastando energia para melhorá-lo.
Ja pensou quais processos podem ser simplificados na sua empresa com um sistema GED? Entre em contato conosco e saiba mais sobre como fazer a gestão correta dos documentos da sua empresa.