7 dicas para realizar reuniões mais produtivas

      Nenhum comentário em 7 dicas para realizar reuniões mais produtivas

Sabe aquele medinho de participar de algumas reuniões… eu também tenho! Reuniões improdutivas… #tamoJunto

Em 2020 descobrimos a possibilidade de fazer todo (ou quase todo) o trabalho de forma remota. Para algumas pessoas, algo que poderia ser libertador acabou sufocando em função das inúmeras convocações para as reuniões on-line.

A sensação é pior quando você percebe que está indo para uma reunião e não conhece nem a pauta a ser tratada…

Como eu participo de diversas reuniões on line por semana, decidi colaborar com algumas práticas que utilizamos aqui na Digitaldoc, que deixam nosso precioso tempo mais produtivo.

Aqui vão algumas dicas que podem ser úteis para quem organiza reuniões com frequência:

1– O Objetivo da reunião


Antes de marcar reunião, analise sobre o assunto que você deseja abordar e pense SINCERAMENTE se esse tempo que você está pedindo para outras pessoas reservarem em suas agendas pode ser substituído por uma mensagem de voz ou mesmo um e-mail .

Se tiver dúvida pense no seguinte: “o que desejo ter no final da reunião?”

Um encaminhamento de um assunto delicado, um contrato assinado, a tomada de decisão para um novo projeto, um posicionamento estratégico da sua empresa…

Caso você tenha muitos assuntos para uma mesma reunião, cada um deles deve ter um objetivo final declarado.

2–  Pauta:

Se você tem um ou mais objetivos para a reunião, a pauta é o caminho que você vai percorrer para chegar ao objetivo. A pauta é como se fosse um roteiro definido para a reunião.  Ter uma pauta bem construída coloca todos em sintonia e causa um conforto pelo acompanhamento dos assuntos a serem tratados.

Na pauta é importante ter o assunto a ser tratado, o nome da pessoa que vai apresentar e o tempo disponível para essa discussão. Acredite, as pessoas conseguem resolver quando tem um tempo previsto. E, naturalmente a pessoa que irá apresentar o conteúdo deve ser avisada previamente para evitar alguns contratempos no momento que for a sua vez. 

3 –  Data e hora:

O organizador da reunião deve ter o cuidado de definir a data com hora de início e hora do fim da reunião. Sim, do fim da reunião, afinal os convidados também têm agenda e cronogramas para seguir.

4 –  Os participantes :

Não considero este um item importante como os anteriores, mas demonstra cuidado e organização do anfitrião para o momento. A lista de participantes pode ser conter o nome dos envolvidos juntamente com a empresa ou entidade que representa ou apenas a como exemplo “Equipe comercial da filial norte”.  

5 –  O moderador:

É comum que a pessoa que organiza a reunião não seja a mesma que irá conduzir, assim, saber o nome do moderador com antecedência também remete a cuidado e organização.

6 –  Canal de comunicação:

Fazer uma reunião com pessoas em diversos locais é muito simples. As inúmeras possibilidades de conexão atualmente são facilitadoras (ou complicadoras) dos ambientes de reuniões remotas. O organizador nesse caso tem que tomar o cuidado de divulgar o canal em que vai ocorrer a prosa (Skype, hangout, zoom… etc), e um pequeno tutorial para auxiliar os participantes mais leigos no momento da conexão.  

7 –  Dicas adicionais :

  1. O moderador, pessoa que terá o compromisso de conduzir o encontro, deve entrar alguns minutos antes de todos na sala, isso garante aquele momento da chegada com as gentilezas pertinentes, e também que a reunião comece no horário previsto. Lembrar do ditado: “a pontualidade é uma cortesia dos reis e uma obrigação dos educados. ”
  2. Em caso de apresentação de temas mais complexos é muito saudável enviar o material com antecedência para os convidados, com anúncio claro do que espera-se que aconteça da parte deles.
  3. O moderador deve ficar atento a todas as manifestações, cuidando para que não haja um convidado tomando conta das falas (prolixo), tampouco colegas que acabam saindo do tema em debate.
  4. Após a reunião, encaminhar um resumo dos assuntos debatidos com os encaminhamentos é muito bem-vindo. Dá uma sensação de etapas cumpridas e coloca todo mundo “na mesma página” para o que virá em seguida.
  5. Ainda na fase dos convites, é muito bacana que os convidados manifestem-se com sua presença ou não. Essa é uma gentileza esperada desde os tempos antigos à pandemia, rsrsrsrs.

Existem muitos outros pontos que estão envolvidos para o bom desdobramento de uma  reunião. Sugeri estes aspectos acima, pois percebo um certo descuido recorrente durante a execução de algumas reuniões e, sei que a partir do momento em que você começar adotar essas dicas, suas reuniões ficarão muito mais produtivas tanto para você quanto para quem participa delas, criando engajamento entre os envolvidos.

E você tem mais dicas para colaborar com a gente? Complemente nos comentários.

Desejo ótimas reuniões..

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *