Workflow: o que é, e para que serve?

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Imagine sua empresa com um determinado processo de trabalho, onde é necessário criar um documento, aprová-lo e somente depois ele é liberado para a consulta.

Esse é um processo que muitas vezes dá mais trabalho saber com quem o documento está parado, do fazer a atividade necessária e, que muitas vezes fica em um vai e volta enorme para concluir os ajustes necessários .

Já parou para pensar quanto tempo você leva imprimindo, levando de um lado para o outro, procurando ou cobrando seus funcionários sobre o paradeiro dos documentos?

Essa rotina que o documento passa toda vez, desde sua criação até sua versão final, é chamada de fluxo de trabalho ou workflow.

Um Workflow, é um conjunto de ações realizadas por certas pessoas, que seguem sempre a mesma ordem de trabalho. Com ele, é possível determinar o responsável por cada passo na execução de determinada tarefa.

Vejamos um exemplo de workflow, envolvendo um processo de contrato

Workflow Digitaldoc – O responsável inicial encaminha o documento para aprovação; depois é feito uma análise; é encaminhado para decisão onde verifica a necessidade de alterações; caso seja necessário alguma edição, o documento volta para a etapa de análise, caso contrário, o contrato é enviado por e-mail, finalizando o fluxo.

Para quê serve um workflow?

Imagine se todo esse percurso puder ser feito sem que ninguém precise imprimir e levar o documento físico para o próximo responsável, o quanto otimizaria seu tempo?

Através de um workflow, os processos seguem uma sequência lógica, que faça sentido para a organização. Através dele é possível realizar verificações adequadas, eliminar erros e inconsistências do documento, diminuindo o tempo de retrabalho. Também é possível que todos os responsáveis vejam em qual etapa o documento está, caso o mesmo pare no percurso.


O sistema de gestão eletrônica de documentos Digitaldoc, possui um workflow de documentos, onde você constrói fluxos de aprovação e acompanhamento de suas informações, melhorando a comunicação entre as pessoas, centralizando os dados e simplificando esforços tanto para quem solicita, quanto para quem aprova o documento.

Com a representação visual das atividades através de um fluxograma, é possível visualizar quais passos já foram dados, quanto tempo exigiu e quais serão as próximas etapas a serem percorridas, até a conclusão de um determinado projeto.

Simplifique a execução das atividades usando a tecnologia a seu favor! Alinhe o percurso das informações e acompanhe o andamento dos processos do seu negócio!

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