É possível integrar a Secretaria Acadêmica Digital com meu Sistema Acadêmico?

TRÊS PONTOS PARA SEREM LEVADOS EM CONSIDERAÇÃO

Uma das atuais preocupações das Universidades é a implantação da Secretaria Acadêmica Digital para digitalização de seus acervos físicos, e gerenciamento seguro e prático de toda essa documentação.

Com isso, surge uma dúvida com relação ao Sistema Acadêmico já existente na IES*: existe a possibilidade de integrar o meu sistema com a Secretaria Acadêmica Digital?

Como o prazo para adequação da norma está próximo (abril de 2020), uma das soluções menos impactantes para a instituição, é fazer a integração entre os sistemas. Para isso ocorrer, os dois mecanismos, que são diferentes, precisam “conversar” entre si, sendo necessário levar em conta algumas condições para que ambos funcionem bem.

Listamos três pontos a serem considerados, para criar um entendimento para pessoas com pouco contato com a área de informática.


1) COMPATIBILIDADE

Todo e qualquer sistema possui diferentes versões e, muitas vezes, a versão interfere na compatibilidade dos sistemas.

Exemplificando: se você possui um Gol ano/modelo 1993 e precisa fazer a troca do farol não poderá comprar o farol do Gol ano/modelo 2000 para fazer a troca, pois são versões diferentes.

Por isso a importância da verificação da versão e modelo do sistema acadêmico utilizado.


2) PAPEL DE CADA SISTEMA

É preciso analisar a forma que os sistemas devem se comunicar, e a ação que eles devem realizar no momento que ocorre essa comunicação entre eles.

Por exemplo, quando gravo um áudio na conversa do WhatsApp, o mesmo será enviado para aquela pessoa que estou conversando no momento. Esse é o papel dele, caso ocorra outra ação diferente, algo está incoerente.


3) APOIO DO FORNECEDOR

Importante ressaltar o apoio dos fornecedores dos sistemas, tanto do GED*, quanto do Sistema Acadêmico. Ambos devem dar à IES o total suporte e auxílio.

Pelo lado do Sistema Acadêmico, é importante a liberação para total integração. Do GED o apoio é voltado para as boas práticas de utilização da ferramenta para gestão dos documentos físicos e eletrônicos.

Com total apoio de ambas as partes, sua equipe foca naquilo que é o mais importante para a instituição: os acadêmicos.


Então, SIM, é possível integrar os sistemas para adequar às normas do Ministério da Educação, e ainda tornar os processos ágeis e práticos para os usuários.

É importante salientar que o departamento de TI* da instituição deve estar envolvido em todo o processo de implantação e implementação do novo sistema, assim como as equipes de TI das empresas fornecedoras. Todos trabalhando em conjunto para o bom desenvolvimento, implantação e relacionamento entre as partes.

LEMBRANDO: O tempo para adequação às normas está se esgotando, então, não deixe para última hora.

Quer saber se seu sistema acadêmico já é compatível com a Secretaria Acadêmica Digital da Digitaldoc e ficar em dia com o MEC? É só Clicar Aqui para conversar com um de nossos especialistas.


*IES – Instituições de Ensino Superior

*GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos

*MEC – Ministério da Educação

*TI – Tecnologia da Informação

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *