3 aspectos para observar antes de descartar seus documentos

Muitas vezes, as secretária acadêmica das Instituições de Ensino Superior gostariam de fazer o arquivamento digital de seus documentos físicos, com a intenção de descartar papeis e liberar o espaço, realizando a gestão de documentos com a utilização de um gerenciador que atenda a secretaria digital. E aí sempre vem o questionamento: Depois de digitalizar e arquivar esses dados em um GED, posso fazer o descarte de toda a papelada?

Bem que gostaríamos de dar uma boa notícia, mas, não é tão fácil assim. Para que o descarte não impacte negativamente na sua Instituição, é importante que seja feita uma avaliação de forma ampla, para que o processo não traga problemas maiores para a organização. Essa análise que recomendamos fazer, se baseia em 3 aspectos que te darão mais clareza sobre descartar ou não o documento após a digitalização.

  • Legislação

Existem normas voltadas para o descarte de documentos, porém, nem sempre elas são claras, deixando dúvidas quanto à legalidade do original. Uma forma de você descartar um arquivo que foi criado em meio físico é observar e respeitar a tabela de temporalidade documental, que se baseia no ciclo de vida, frequência de uso e prazo de guarda da informação.

A dificuldade é que as normas costumam estar entrelaçadas entre si e, algumas vezes até parecem se contradizer, causando confusões para o leitor que acaba ficando mais preocupado de realizar o descarte após a digitalização. O que pode facilitar, é que alguns setores da Instituição possuem normas próprias para o descarte, que poderão ser seguidas.

A principal preocupação das Instituições, é estar amparado legalmente quando algum documento for solicitado. E, em alguns casos, existe a necessidade de consultar um advogado que ele possa interpretar as leis, proporcionando maior clareza para que você possa aplicar um descarte seguro.

  • Cultura da Instituição/Organização

A cultura da sua instituição fala sobre COMO são desenvolvidos os processos na organização, qual o JEITO de serem realizadas as tarefas, e isso diz sobre o sucesso de um projeto. Vou explicar o porquê.

As Instituições de Ensino, geralmente possuem e seguem processos bem estruturados para muitas ações internas, que passam por diversas pessoas e, etapas definidas previamente. A dificuldade, é que raras vezes um processo criado para arquivos físicos, vai continuar tão claro quando os mesmos se tornarem digitais. Não se trata apenas de não utilizar mais papel.

 É extremamente importante estar claro para os responsáveis, qual o real objetivo de tramitar a informação, pois dessa forma será fácil continuar estruturando o mesmo procedimento de forma eletrônica. Essa mudança, depende de uma equipe motivada e segura do conceito digital, que percebe a evolução tecnológica e sabe que ao utilizá-la, não terá problemas ou implicações futuras, mas, pelo contrário, terá uma solução que dará mais consistência e certezas na tomada de decisões da Instituição.

É importante salientar, que mudanças de hábitos iniciam de cima, na direção, então se você quer engajar a equipe, precisa ser exemplo para os demais, entendendo que essa mudança não visa atrapalhar, mas sim auxiliar e facilitar o trabalho de todos os colaboradores da Instituição.

  • Digitalização

Essa, é apenas uma parte do processo todo. Você vai poder descartar uma grande quantia de documentos da sua Instituição de Ensino (identificação do aluno, comprovantes de residências ou requisições por exemplo).

No entanto, para outros documentos que exigem certa integridade, é extremamente importante que estejam alinhadas com ações adicionais que envolvem a análise detalhada dos documentos, a definição de critério de organização, quais pessoas tem acesso às informações contidas nestes documentos e principalmente qual a temporalidade documental.

Atualmente, temos um grande dilema em alguns casos quanto à validade dos documentos digitalizados, pois algumas normas até preveem a utilização uma assinatura com certificado digital para o documento, de modo que isso já garanta a integridade jurídica do mesmo, podendo posteriormente ocorrer o descarte do arquivo físico. Porém, em algumas descrições de normas, existem detalhes que são muito vagos e até invalidam essa diretriz.

Outro fato que facilita a tomada de decisões com relação aos documentos, é a criação de uma equipe multidisciplinar na Instituição, que se responsabilize a responder pelos documentos, pois, dessa forma, os responsáveis poderão ser acionados caso ocorram divergências com a documentação.

DICA PARA DESCARTAR CORRETAMENTE OS DOCUMENTOS

Resumidamente, para aqueles desejam digitalizar os documentos da Instituição de Ensino  e posteriormente fazer um descarte correto das informações no meio físico (seja para atender as normas do Ministério da Educação com a secretaria acadêmica digital, ou para gerenciar a documentação da organização com um ged), a dica é:

Conheça melhor seus arquivos, os dados contidos nele e a importância que ele tem para sua organização.

 Apenas depois de ser feito isso, será possível ter uma visão mais ampla de quais são os próximos passos e, com orientação profissional, essas etapas se tornam mais tranquilas e seguras.

A Digitaldoc conta com uma equipe preparada para auxiliar no gerenciamento das suas informações eletrônicas. Descarta as informações que já foram digitalizadas, é apenas uma parte do processo todo de gerenciamento e, costuma ser a mais delicada pela insegurança de atender a questões legais. Mas, não existe formula mágica. É necessário conhecer o acervo e entender bem o processo para deixar o medo de lado e passar a ter controle do acervo documental da Instituição.

Qual a maior dificuldade que você encontra quando pensa em transformar sua Secretaria Acadêmica em Digital? É definir o que pode se descartar? Comenta aqui pra gente saber! Se precisar, Chama a gente. Podemos esclarecer algumas dúvidas para te tranquilizar. Mas, não demora, pois falta menos de um ano para a adequação às Normas do Ministério da Educação 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *