A inconsistência das informações afeta sua produtividade!

Você já teve que resolver problemas devido à inconsistência de informações?

Essa é uma dificuldade que muitas instituições sofrem. A inconsistência das informações é ainda mais recorrente quando a organização possui um grande número de colaboradores que executam tarefas correlacionadas, ou ainda quando dependem da conclusão de uma etapa por uma pessoa, para então dar continuidade ao mesmo processo.

Sabe como funciona aquela brincadeira do telefone sem fio?

O contexto é quase o mesmo. A diferença é que cada pessoa envolvida tem uma “linha de telefone” e pode estar recebendo informações diferentes de outra responsável, apenas por estar coletando esses dados em meios distintos.

distorcendo informações

Efeito da inconsistência das informações

Quanto tempo você leva para corrigir um documento que está com as informações incorretas?

A resposta para essa pergunta é: Leva um tempo que você não tem. Simples assim.

Vou te dizer porquê: antes de iniciar uma tarefa, você já tem uma ideia de quanto tempo é necessário para executá-la.

É assim que programamos o que vamos fazer no decorrer do nosso dia.

Então, quando iniciamos uma determinada tarefa, dificilmente consideramos um tempo para reparar erros ou consertar informações que encontram-se distorcidas. O que acontece, é que você acaba tendo que pausar a sua programação do dia, atrasando todo o resto ou, vai “se virar nos 30” pra fazer tudo o que tinha planejado, prejudicando assim o seu desempenho pessoal.

O que posso fazer para resolver esse problema?

Existem algumas formas de se minimizar essas inconsistências. Vou citar 3 que são as mais comuns:

  • ALINHAMENTO: Um ponto que faz diferença em ambientes que enfrentam esse problema, é o alinhamento das informações pelas pessoas que lidam com essas tarefas. Ou seja, antes de iniciar a tarefa, é necessário alinhar alguns pontos importantes onde as informações exigem mais cuidado. Quanto mais as pessoas definirem os processos corretos para lidar com um documento, a frequência da ocorrência dessas inconsistências é minimizado.

 

  • RESPONSÁVEL ÚNICO: Outra opção que nem sempre é viável nas instituições, é ter uma pessoa responsável pela conferência dessas informações. Claro, seria muito legal ter uma pessoa fiscalizando e revisando as atividades. Porém, essa realidade nem sempre é apropriada. O que acaba acontecendo, é que uma pessoa (geralmente muito atarefada) fica responsável por conferir essas informações, porém nem sempre ela consegue dar a devida atenção apenas pra essa tarefa.

 

  • CENTRALIZAR INFORMAÇÕES: Uma ação que realmente reduz muito essa questão de inconsistência das informações, é centralizar todos os documentos e dados, para que não haja consulta em locais diferentes. Assim, todos os responsáveis pela tarefa consultam nos mesmos arquivos, portanto, coletam as mesmas informações.

Um gerenciador de documentos eletrônicos faz exatamente isso para você. Ele permite que você centralize a documentação de todos os setores da organização. Caso você precise, é só pesquisar no sistema pela palavra chave do arquivo, sem precisar ficar recorrendo ao acervo físico. Com as informações em um único ambiente para ser consultado, é praticamente impossível divergir as informações, a menos que tenha ocorrido erros durante a coleta dessa informação. Essas atitudes exigem engajamento dos colaboradores envolvidos. Todos devem estar alinhados com o objetivo final, caso contrário, mesmo tomando essas atitudes, o problema ainda não será solucionado.

Gostou das dicas? Lembrou de alguma história que aconteceu com você devido à inconsistência de informações? Conta pra gente aqui nos comentários! Quer conhecer o Digitaldoc? Ele é o responsável por resolver nossos problemas de gerenciamento dos documentos eletrônicos!

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