Centralizar documentos é realmente importante?

Como as documentações tramitam na sua Instituição de Ensino Superior?

Tanto na secretaria acadêmica, com documentos pessoais dos alunos, contratos, diários de classe, diplomas, como arquivos do financeiro, registros de professores, administrativo, enfim…

Nos estabelecimentos comerciais, geralmente há uma pessoa que é responsável pelo arquivo. Em Instituições de Ensino, não é diferente. Uma pessoa que responde pelo arquivo, e que tem conhecimento de onde conseguir encontrar ou com quem consegue tal documento.

Essa maneira de trabalhar, apresenta muitas desvantagens. Centralizar toda a informação em uma pessoa só, tende a dificultar e atrasar tarefas.

Mas essa é tarefa da secretária acadêmica!

Pois bem, certa vez, me relataram que toda a documentação da Instituição de Ensino era centralizada à Secretária Acadêmica. Ela, era uma pessoa muito organizada e, devido ao tempo de serviço, sabia exatamente onde encontrar tudo, era como se fosse uma máquina que sabia onde localizar qualquer informação. Mas, acasos acontecem na vida, e duas semanas de atestado médico foi o suficiente para atrasar muito o andamento dos serviços. Note, não houve cancelamento ou enganos nas tarefas, “apenas” atrasos. Muitos atrasos, que nem sempre são tolerados.

O fato aqui, é que as informações de uma instituição, quanto mais descentralizadas entre os responsáveis, melhor é para a produtividade. Quanto mais pessoas souberem como encontrar essa informação, mais rápido fica o acesso a informação, agilizando o andamento dos processos. Porém, nem todo mundo sabe lidar com essa responsabilidade. Essa forma de trabalhar, pode trazer riscos à segurança desses documentos se for feito de forma tradicional.

Então, qual a melhor saída?

Para que funcione bem, é necessário primeiramente haver uma mudança na cultura da Instituição. E, como a experiência mostra, mudanças culturais são difíceis. 

Veja bem, é possível sim promover a descentralização de informações, sejam elas sigilosas ou não. A diferença é que esse processo não obedece meios tradicionais de realizar as tarefas, mas eu garanto que funciona, e garanto que é muito mais seguro do que incumbir somente uma pessoa só dessa tarefa.

O que estou sugerindo aqui, é a implantação de uma ferramenta que pode centralizar toda a informação da Instituição. Opa, mas não era pra descentralizar? Sim. Centraliza a informação e descentraliza os responsáveis. Uma ferramenta que permita a pessoa certa estar ao alcance do documento necessário; que gerencia sua documentação eletronicamente; que criptografa os arquivos garantindo a segurança; que permita o bloqueio ou liberação do acesso à certas pastas e usuários.

ATENÇÃO AQUI

Não estou falando do seu sistema acadêmico, não. Um software que atende às exigências do Ministério da Educação quanto à guarda de documentos (caso não saiba do que estou falando, clique aqui para entender), pode – e deve – ser utilizado por toda a instituição, não apenas para guardar documentação pessoal dos alunos.

A tecnologia está totalmente presente no nosso dia a dia. Você nem imagina a facilidade e a infinidade de possibilidades que se abre ao utilizar mais desses recursos.

Você tem a opção de facilitar, assegurar e agilizar os processos internos, gerando mais valor para sua instituição, ou…continuar fazendo “como sempre foi feito”. A opção é exclusivamente sua, mas não espere melhores resultados tendo as mesmas atitudes.

A gente pode te ajudar. De verdade. E digo mais, você não precisa enfrentar toda essa mudança sozinho. Comenta aqui embaixo se você enfrenta dificuldades nessa área. Fale com a gente e conheça a Secretaria Acadêmica Digitaldoc.

One thought on “Centralizar documentos é realmente importante?

  1. Pingback: A inconsistência das informações afeta sua produtividade! - Blog do Documento

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