Seu Sistema Acadêmico não gerencia documentos!

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É isso mesmo, não adianta você depositar todas suas fichas apenas no seu sistema acadêmico, que possivelmente ele não vai atender as normas do MEC. Há quem duvide disso, e, provavelmente terá trabalho redobrado, tendo que migrar todas as informações para um sistema que realmente gerencia a documentação.

Para quem não conhece muito bem as duas ferramentas, pode parecer que a aplicação e as funcionalidades delas sejam as mesmas. Na realidade, há muitas diferenças na utilização de cada um, já que os dois sistemas se complementam. Vou te explicar:

O sistema acadêmico é responsável por gerenciar os diferentes setores de uma instituição de ensino. Ele cuida da vida acadêmica dos alunos nos aspectos financeiros, frequência, notas nas disciplinas e assim por diante. Ele consegue ainda comunicar e cruzar informações e dados entre as repartições. O detalhe é que ele não é eficaz para os documentos físicos (digitalizados) ou nativos eletrônicos inseridos no sistema acadêmico quando colocados frente às regras do MEC.  É como se os arquivos enviados para o sistema acadêmico ficassem salvos em uma pasta do Windows.

Já um sistema integrado de gerenciamento de documentos (que atende às normas do MEC), tem toda a atenção voltada para a documentação. Ele consegue:

  • Organizar;
  • Classificar;
  • Monitorar;
  • Permitir buscar por vários parâmetros diferentes com maior facilidade;
  • Restringir a segurança à alguns documentos;
  • Controlar a temporalidade dos arquivos; e
  • Facilitar o gerenciamento individual devido à classificação por arquivo, de acordo com os processos internos da instituição.

A segurança das informações que passam pelo gerenciador de documentos é evidente, sendo que toda ação feita em qualquer arquivo, é salva e mantem uma cópia das versões antigas e ainda mantendo todos os logs (referências de quem fez as alterações).

Também existe a possibilidade de utilizar assinatura digital, assim você consegue assinar o documento de qualquer lugar no mundo, é só ter acesso à internet!

Todos os setores da sua Instituição de Ensino poderão utilizar esse sistema para ter um controle de toda a documentação que passa pela faculdade.

Se você tiver interesse em saber mais sobre gerenciadores de documentos, sugiro a leitura dos materiais:

Se ainda ficar alguma dúvida, você pode entrar em contato com o Robson que ele pode te entender e ver qual melhor forma que nós, da Digitaldoc podemos auxiliar na resolução do seu problema!

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