Secretaria Digital: Unindo praticidade e legalidade

A principal dor de cabeça de um(a) Secretário(a) Acadêmico(a) certamente é o controle de documentos, porque geralmente, é a pessoa indicada pelo MEC como Depositário do Acervo Acadêmico.

É a pessoa responsável por receber constantemente documentos e cópias, como RG, CPF, histórico escolar, foto, comprovante de residência, certificado de reservista, título de eleitor, ufa… Será que esqueci algum?

Existem muitas portarias que regulamentam as Instituições de Ensino Superior (IES) e, para evitar problemas, devem ser seguidas. Por esse motivo, vamos te dar algumas dicas.

Especialmente sobre a Portaria 1224 de 2013, bem conhecida das IES, que tem como maior objetivo normatizar o acervo acadêmico das instituições. E a portaria 22 de 2017 que coloca prazos e dita regras sobre como deve ser feito.

A Portaria Nº 1.224 de 18 de dezembro de 2013

Além de obrigar as IES a nomear uma pessoa para que seja responsável pelo acervo, ela também impõe uma Tabela de Temporalidade e Código de classificação dos documentos.

Ou seja, A IES precisa ter um responsável legal pelos documentos (que normalmente a Secretária Acadêmica é nomeada para essa função), e precisa seguir as regras de tempo de guarda de cada tipo de documento.

Os documentos devem estar sempre organizados e disponíveis para Comissões Avaliadoras. Deixar de cumprir qualquer uma das exigências, pode ser considerada como irregularidade administrativa.

 

A Portaria Nº 22 de 21 de dezembro de 2017

Essa Portaria já é mais relacionada a como deve ser feito e os prazos que as IES têm para se adequarem.

Os documentos deve ser todos convertidos para meio digital, independente da fase (Corrente, Intermediária ou Destinação Final) na Tabela de Temporalidade, ou seja, os documentos em papel devem ser digitalizados, mesmo os que estão em fase de descarte.

Deve ser feito no prazo de 2 anos (24 meses), contando a partir de dezembro de 2017, quando a portaria foi publicada. E, ainda, os documentos devem ser gerenciados por um sistema especializado, seguro e que tenha Certificação Digital padrão ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

De posse de um Certificado Digital, é possível realizar a Assinatura Digital. Uma tecnologia desenvolvida para autenticar um documento em meio digital e com o mesmo valor jurídico de uma assinatura de próprio punho.

Como podemos colaborar:

Com um software de Secretaria Digital, as exigências serão cumpridas, pois ele deve ter principalmente:

  • Busca de documentos;
  • Controle de acesso de usuários;
  • Assinador digital no Padrão ICP-Brasil;
  • Controle de Temporalidade dos Documentos;
  • Indicação de Tipo de Documento no cadastro.

E ainda temos muitas outras vantagens que o nosso software pode trazer para o seu dia-a-dia, melhorando e agilizando seus os processos, deixando-o mais prático, seguro e legal.

Para auxiliar as IES, existe a possibilidade de utilizar uma solução integrada, uma parceria entre SWA.JACAD (Software de Gestão Educacional) e o Digitaldoc (Software de Gerenciamento Integrado de Documentos Digitais), garantindo uma gestão eficaz, segura e completa.

Para saber como podemos ajudar a sua Instituição de Ensino, entre em contato com os nossos especialistas do Digitaldoc e/ou do SWA.JACAD.

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