Gestão documental: destinação de arquivos corrente, intermediário e permanente

Você sabe quais são as características dos arquivos dentro da gestão documental? A classificação, fases da vida documental de um arquivo, quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo?

Para compreender a gestão documental é preciso primeiro entender os conceitos envolvendo arquivo corrente, intermediário e permanente e a melhor destinação para os mesmos.

Arquivos corrente, intermediário e permanente

No dia a dia de uma empresa, um documento, geralmente, passa por três importantes momentos na gestão documental, que determinam o destino dele: produção, utilização e avaliação.

De acordo com cada fase na qual o documento se encontra em sua vida documental ou conforme a frequência de utilização, geralmente tem-se a seguinte destinação em uma organização:

Arquivos correntes

São documentos em curso, de uso frequente e exclusivo da fonte geradora. “Também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados”. (Tecnologis). 

Estes documentos são de ‘valor primário’, ou seja, têm por objetivo atender às finalidades de sua criação.

Arquivos intermediários

Neste momento, os documentos não estão mais sendo usados frequentemente na rotina de trabalho na organização. Portanto, cada tipo deve ser guardado temporariamente durante o período estabelecido pelas normas do CONARQ.

Depois deste período, os documentos podem ser eliminados ou guardados definitivamente, conforme as regras, ou conceituados como o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.” (Tecnologis).

Arquivos permanentes

São arquivos que ‘perderam’ seu valor administrativo, ou seja, não são mais utilizados rotineiramente, mas devem ser mantidos para fins de prova, informação e pesquisa.

Estes arquivos são de ‘valor secundário’, ou seja, “referem-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados.

Eles passam a ser considerados fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração”(FESPSP), por isso é muito importante armazená-los de uma forma adequada e segura para que não se perca a informação e seja possível encontrá-la facilmente.

Gestão documental com armazenamento eletrônico

Geralmente, os arquivos intermediários ou permanentes são guardados fisicamente em uma sala do arquivo. No entanto, esse acúmulo de papel gera custos adicionais de manipulação e armazenamento, transtornos e desperdício de tempo quando é preciso localizá-los, sem falar que documentos podem ser extraviados ou até mesmo perdidos por conta de desastres naturais.

Para evitar estes transtornos, as seguintes soluções de gestão documental são muito interessantes e já foram adotadas por várias empresas:

  1. Guardar fisicamente apenas documentos que têm obrigatoriedade de armazenamento e conforme a periodicidade definida pelos órgãos responsáveis (trataremos dessas duas situações em outros posts).
  2. Digitalizar, armazenar e gerenciar eletronicamente os documentos. Essa é uma forma mais segura e garante que a informação não vá se perder nem deteriorar a ponto de não ser mais possível a sua recuperação.

E aí na sua empresa, como é feita a gestão documental? Compartilhe conosco, ou clique aqui e entenda como podemos te ajudar falando com um de nossos especialistas.

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