Como melhorar processos com documentos utilizando o Workflow?

Com certeza, na empresa em que você trabalha existem muitos documentos que precisam passar por várias pessoas para que sejam aprovados, ou seja, processos longos e muitas vezes demorados. Em alguns casos, essas informações correm dentro da empresa e até mesmo externamente, para que finalmente sejam liberados e concluídos.

Exemplo disso, são os contratos. Eles são redigidos por um determinado setor, que repassa para revisão e aprovação de demais pessoas, antes que sejam enviados para posterior assinatura. Em algumas empresas esses trâmites acontecem através de troca de e-mails, envio de mensagem de Skype, ou indo diretamente de sala em sala, para que o processo ocorra. Mas, dessa maneira o processo ficará viável? Terminará em tempo hábil? Haverá algum tipo de atraso nas entregas?

Pois bem, esta situação pode ser resolvida, através do mapeamento dos fluxos de trabalho que a empresa pratica diariamente. Para iniciar o mapeamento segue algumas dicas:

• Descreva as atividades importantes realizadas com documentos e informações.
• Aponte em quais setores devem passar e quais serão as pessoas responsáveis por cada ação, podendo ser revisão, aprovação, assinatura ou outras.
• Defina os prazos em que cada atividade deve ser entregue.
• E na conclusão colocar qual será o destino final do documento após aprovação.

Certo, ficou parecendo confuso ou complicado? Para isso, entra o uso do workflow, que vai te ajudar a por em prática estes processos.

O que é o Workflow?

Workflow é um termo que deriva do inglês e significa fluxo de trabalho. Tem como objetivo automatizar processos, dividindo em tarefas, cada qual com um responsável para que no final um resultado seja alcançado, ele pode ser aplicado para documentos, informações ou tarefas.

Falando de forma clara, o workflow funciona como ferramenta para realizar e monitorar uma ação (processo) e dentro desta ação existem passos que devem ser seguidos para que ela possa ser concluída. O workflow é uma ferramenta para a construção, consulta e gerenciamento das tarefas que facilita muito o trabalho dentro das empresas.

Como eu posso montar um workflow para facilitar os processos na minha empresa?

Para estruturar um workflow, que contribua nas tarefas diárias o primeiro passo é se perguntar “Qual é o objetivo final do workflow? ” Com esta pergunta você conseguirá retirar a ideia da entrega que esse fluxo trará. Exemplo:  Criação, revisão e aprovação de um contrato.

Assim que decidir o objetivo a seguinte pergunta é: “Quais são os passos que eu preciso para atingir o objetivo do meu workflow? ” Agora você saberá cada passo do seu fluxo de trabalho. Exemplo: Em quais setores da empresa este documento precisa passar para ser aprovado?

Nesse caso é aconselhado anotar todos os passos que veio a sua mente e deixar salvo em algum local.

 Montando um fluxo seguindo os passos:

• Qual é o objetivo final do workflow?

Aprovação de um documento da qualidade, que será auditado posteriormente.

• Quais são os passos que eu preciso para atingir o objetivo do meu workflow?

Passos Listados:

1° Departamento comercial cria a ordem de compra para uma cadeira e mesa nova.

2° Envia para departamento financeiro levantar 3 orçamentos.

3° Departamento financeiro anexa os orçamentos a ordem de compra e envia para o departamento administrativo analisar.

4° Departamento administrativo faz análise. Se aprovado segue para o departamento financeiro realizar a compra. Se reprovado, retorna ao departamento comercial, que abriu a ordem de compra, com  a justificativa para a negativa.

5° Se aprovado departamento financeiro realiza a compra e arquiva a ordem de compra. Se reprovado, o departamento comercial arquiva a ordem de serviço.

Com este passo a passo simples, será mais fácil para os colaboradores fazerem suas tarefas conforme suas responsabilidades e ainda para haver o acompanhamento de prazos e entregas. Mas tudo isso é apenas pouco do que o workflow pode fazer por sua empresa.

Com o uso correto do workflow, haverá mais agilidade no andamento dos processos, projetos podem ser entregues com mais pontualidade, fica evidenciado todos os setores e pessoas que tiveram acesso a tal documento. Com o workflow o gestor tem o controle nas mãos, para realizar um amplo acompanhamento dos processos e atividades.

Se você quer saber mais sobre como mapear os fluxos de trabalho da sua empresa e a ferramenta workflow, fique ligado em nossos próximos posts, pois iremos aprofundar mais sobre este assunto.

Mas se você sabe que essa ferramenta vai te ajudar muito nos processos do seu dia-a-dia, entre em contato com a gente, podemos te dar mais detalhes acerca do Digitaldoc.