3 principais motivos para investir em GED

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Quem trabalha com uma rotina equilibrada entre o grande volume de papéis e a necessidade de arquivamento já deve ter ouvido falar na sigla GED (que pode ser utilizada tanto para Gestão Eletrônica de Documentos quanto para Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Mas você sabe quais são os principais motivos para investir em GED?

Para auxiliar você a entender os benefícios reais de migrar a rotina da sua empresa para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, nós reunimos, no post de hoje, 3 motivos para investir em GED o quanto antes. Confira!

 

Por que investir em GED?

Antes de explorarmos as vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos, vamos entender a sua importância e relevância no ambiente corporativo, atualmente.

O GED chegou ao mercado com uma proposta até que simples e compreensível, tendo em vista a revolução digital que se aproximava: a digitalização dos principais documentos da empresa, compactando-as no mesmo lugar e, com isso, agilizando processos.

A popularidade do GED apenas acompanhou a tendência de que as transações devem ser mais rápidas, práticas e, claro, digitais. E isso, por si só, já é uma grande qualidade da Gestão Eletrônica de Documentos. Mas existem muitas outras, como veremos a seguir!

1. A produtividade da sua equipe aumenta

Pense no tempo gasto indo até os arquivos da empresa e encontrar, entre o enorme volume de documentos, justamente aquele necessário.

Agora, imagine que todos os documentos estão concentrados na mesma plataforma virtual, com acesso fácil e rápida visualização dos dados desejados. Tudo isso sem sair do lugar. Imediatamente, dá para compreender que o segundo cenário é mais promissor, não é mesmo?

Assim, investir em GED é uma excelente maneira de agilizar todos os processos da empresa, fazendo com que o tempo desnecessariamente gasto seja convertido em tempo útil de produtividade.

Isso sem mencionar a economia de espaço e em colaboradores, uma vez que um sistema de GED eficiente pode ser gerido por menos pessoas.

2. Trata-se de uma solução viável economicamente

Hoje, além da digitalização de arquivos, muitas soluções são geradas, automaticamente, por meio de sistemas, o que já faz com que se abra mão do uso de muitos documentos físicos.

Dessa maneira, uma solução em nuvem gera mais segurança no tráfego da propriedade intelectual da sua empresa (podendo, inclusive, gerenciar o controle de acesso a cada colaborador) e dispensa o uso de pesados arquivos para armazenamento de informações.

Viu como um Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser muito viável na realidade da corporativa? Ele não é um mero apoiador de tendências: é o caminho natural para tornar a sua empresa mais produtiva, acessível e econômica, além de trabalhar com uma redução no uso de papel e impressões — o meio ambiente agradece.

3. Agilidade e segurança na troca de informações

O mundo, hoje, está conectado, e são poucos os profissionais que se desvinculam das suas obrigações assim que finda o expediente.

Muitas vezes, levamos “trabalho para casa” na palma da própria mão, com o acesso à internet por meio de smartphones ou tablets. Assim, investir em GED garante que toda informação necessária, independentemente de onde você estiver, seja acessível.

E não apenas acessível, mas editável, com possibilidade de compartilhamento e por meio de um mesmo sistema, no qual apenas os colaboradores com os devidos privilégios de acesso podem visualizar determinados documentos.

Assim, além de desburocratizar uma série de processos e agilizar todos eles, a Gestão Eletrônica de Documentos também minimiza — se não extingue — o extravio de documentos. Estando tudo armazenado no sistema virtual, a matéria-prima nunca será perdida.

Aposte no Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Como vimos, investir em GED vai muito além da digitalização de documentos (que também é parte fundamental do processo), oferecendo vantagens em diferentes escalas para o dia a dia do seu negócio.

Entre as grandes vantagens que vimos, podemos citar:

  • Processos menos burocráticos;
  • Redução de gastos com equipe, material e arquivos de armazenamento;
  • Organização e segurança eficientes da propriedade intelectual da empresa;
  • Inclusão e integração de novas tecnologias;
  • Troca de informações mais prática e segura.

E então, agora que você já conhece as principais vantagens de investir em GED, que tal entender como esse tipo de serviço pode se adequar à realidade da sua empresa? Entre em contato conosco e confira por si só!

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