Simplificamos as tarefas do Empresário Contábil!

No dia 12 de janeiro, comemoramos no Brasil, o dia do empresário contábil.

Nessa data celebramos a coragem, a iniciativa e a visão destes empreendedores que não medem esforços para contribuírem com o desenvolvimento de empresas públicas e privadas no Brasil, estimulando o crescimento da economia nacional.

Não deve ser uma tarefa fácil, não é mesmo?

Dessa forma, gostaria de fazer uma postagem direcionado aos profissionais desta classe. Pensando em vocês, hoje, vou apresentar como o Digitaldoc pode simplificar muito o seu trabalho!

  • ORGANIZAÇÃO

Quando pensa-se em um empresário contábil, a imagem que vem à cabeça está relacionada a planilhas, cálculos e um monte de documentação extremamente importante de clientes que não podem ser descartadas de jeito nenhum.

Esse cenário talvez não lhe pareça tão caótico, mas, e se esse profissional não for excepcionalmente organizado e sistemático?

Aí a bagunça desses documentos pode se tornar um problema, concorda comigo?

Já pensou precisar de uma informação particular num arquivo de 15 anos atrás no meio de uma pilha de papeis sem fim? Nossa..

Aqui o Digitaldoc já começa a te auxiliar. Com a digitalização de toda essa documentação, você tem acesso à essas informações em poucos instantes, podendo buscá-las quando quiser pela pasta de destino, pelo título do documento ou por palavras no conteúdo. É simples, basta você ter conexão com a internet, entrar no sistema e pesquisar o que desejar!

  • ESPAÇO FÍSICO

Esse é a vantagem mais visível que o Digitaldoc proporciona.

Sabe aquela sala de arquivos que está lá nos fundos do escritório, cheio de pastas, contratos, balanços e documentos em geral dos clientes?

Pense em todo o espaço físico que ele ocupa no seu ambiente.

Com a digitalização desses arquivos, o espaço que antes era ocupado por eles, agora pode ser útil de outra forma, tornando o ambiente mais leve. Eu tenho certeza de que um espaço a mais aí no seu escritório pode fazer toda a diferença!

  • SEGURANÇA

Você pode até pensar que “só digitalizar” tudo isso e colocar no computador com uma estrutura de pastas bem pensada já é o suficiente para você ser organizado e rearranjar seu espaço físico. Mas, logo você já começa a perceber as melhores vantagens em ser usuário do Digitaldoc.

Quem vai garantir que suas informações estarão seguras só com uma senha no computador?

E se alguém acessar e alterar algum dado importante de um contrato?

E pior… quem garantirá que por uma fatalidade seu computador não danifique e você perca todo seu trabalho de anos? (Eu realmente espero que isso nunca aconteça).

Não dá para depender da sorte essas horas não é mesmo?

Bem, vamos por partes…

Primeiramente, gostaria de te explicar que o Digitaldoc armazena todas as informações recebidas na nuvem. Assim se algum dia acontecer algum incidente com seus equipamentos, seu usuário continuará sempre disponível (desde que você tenha conexão com a internet), com toda a documentação a salvo.

No caso das alterações no documento, a cada nova modificação que um arquivo recebe dentro do Digitaldoc, é salvo um relatório com todas as revisões previamente feitas, onde consta quando e quem foi o responsável pelas ações anteriores.

  • LEGALIDADE JURÍDICA

Tem quem ainda se preocupa com a legalidade jurídica de uma assinatura digital.

Claro, quem foi acostumado a vida toda a assinar no papel, passar a assinar digitalmente pode parecer um pouco estranho, mas, saiba que existe uma forma de assinar documentos com um certificado digital que é instalado em sua máquina. O Digitaldoc assina documentos com certificados A1 ou A3 que seguem o padrão ICP-Brasil, permitindo a assinatura em remessa ou por documento isoladamente.

Mas, importante salientar que alguns dos arquivos físicos que foram digitalizados, ainda precisam respeitar a tabela de temporalidade documental, sendo que algumas vezes haverá sim a necessidade de você ter um arquivo digitalizado e ainda precisar guardar o mesmo fisicamente.

  • VENCIMENTO DE CONTRATOS

Esse recurso é o queridinho de quem tem muita coisa para pensar durante o dia.

Ao inserir arquivos que possuem validade dentro do programa, é possível selecionar o dia de vencimento dos mesmos e escolher quando você quer ser avisado sobre ele. Assim, quando chegar a data que antecede o vencimento dos documentos (escolhida por você), o programa envia direto para seu e-mail um aviso onde constará todas as informações que você precisa para renová-lo (se for este o caso).

Entenda melhor assistindo esse vídeo demonstrativo.


Até aqui, apresentei 5 das principais vantagens em que você, empresário contábil, pode ter ao utilizar o Digitaldoc na sua profissão. Mas, não para por aqui não. Ainda existem muitas funcionalidades que podem simplificar e agilizar seu trabalho, como por exemplo o ‘link público’. Com ele você pode enviar um link do documento para seus clientes visualizarem e acompanharem sempre que forem feitas novas alterações, sem a necessidade de você ficar enviando a cada nova edição; existe a opção de selecionar permissões aos usuários; vincular documentos; enfim… se eu continuasse, ainda teria muita funcionalidade para abordar.

Você tem curiosidade de conhecer todas essas vantagens?

Entre em contato com o Robson, eu tenho certeza que ele vai te apresentar todas funcionalidades e explicar como podemos simplificar seu trabalho e de quebra reorganizar seu ambiente!

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