Não é preciso dizer o quanto nosso país é burocrático e o quanto geramos documentos. Numa ação trabalhista, por exemplo, ter o documento certo na hora certa pode significar uma grande economia. É comum que o departamento de recursos humanos das empresas lide com processos trabalhistas. E para isso precisam ter sempre em mãos toda documentação dos colaboradores, prontuários completos do funcionário, permitindo assim não deixar margem para dúvidas sobre as ações que foram realizadas conforme previstas em lei ou, ainda, facilitando a busca e acesso a informações e documentos chaves para os processos.

Uma das formas de tornar mais fácil a administração desse fluxo de documentos é a contratação de um sistema de gerenciamento eletrônico (GED). Trata-se de uma ferramenta que fornece maior flexibilidade, segurança e automatização de arquivos em ambiente virtual completamente intuitivo.

Lista de documentos

Toda a documentação relacionada à admissão ou demissão podem ser, por exemplo levadas ao sistema por meio da digitalização destes documentos, que serão acessados com segurança através de usuário e senha.

Uma lista bem detalhada permitirá identificar quais são os documentos faltantes para o processo de admissão ou demissão. Este controle agiliza os processos permitindo reduzir o custo e o tempo necessário para se contratar ou demitir pessoas. Reduzindo barreiras entre o escritório contábil e a empresa, facilitando a tramitação de documentos e minimizando o uso de impressões e cópias desnecessárias. Isso é especialmente útil em empresas onde a rotatividade ou o quadro de pessoas é muito grande.

Vale ressaltar que, em diversos casos, não é preciso fazer a impressão dos documentos de processos trabalhistas. Isso porque, várias jurisprudências já aceitam documentos em formato eletrônico.

Solução para ações trabalhistas

Além de auxiliar de forma mais ágil nos casos de processos trabalhistas, um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) otimiza todas as etapas de RH com os quais os gestores precisam lidar diariamente. Por exemplo, folhas de pagamento, ponto eletrônico, folha de férias, rescisões dentre outras situações.

Com funções como a busca, se torna fácil localizar documentos de qualquer funcionário em tempo hábil, sem recorrer aos arquivos físicos e as páginas em papel. Pastas específicas também podem ser criadas para encontrar dados completos em um único clique, permitindo o compartilhamento com outras áreas da empresa.

Com a implantação de um sistema GED no departamento de RH, se facilita a rotina burocrática e agiliza os processos de documentos que são necessários em ações judiciais. Além disso é possível integrar junto a outras ferramentas de gestão financeira e administrativa garantindo unificação e segurança nos processos.

 

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