As inovações são uma constância no mercado e atualmente a digitalização de documentos tornou-se indispensável pela evolução das tecnologias relacionadas. Neste momento qualquer pessoa pode ter tudo online, realiza transações bancárias em minutos através de aplicativos de celular ou notebook, ganhando tempo e pagando as contas com rapidez e segurança; porém o importante não é somente digitalizar os documentos físicos ou gerá-los eletronicamente, mas fazer o gerenciamento deste grande volume de documentos e informações para tornar a empresa mais produtiva e competitiva em seu segmento.

Aplicável a qualquer tipo de documento e a qualquer empresa, a digitalização apresenta muitas vantagens, tais como: a redução de custos com cópias e logística, disponibilização das informações a todos os colaboradores de forma rápida e segura e agilidade nos processos. Isso torna o atendimento da empresa mais estruturado e apresenta mais qualidade ao prestar seus serviços.

Segmentos que podem se beneficiar da digitalização

Exemplos simples de segmentos que possuem grande necessidade de uma gestão adequada da documentação e podem se beneficiar:

  • – O RH da empresa terá à mão todos os documentos de qualquer funcionário: folhas de pagamento, FGTS, cópias de documentos pessoais e demais papéis.
  • – Financeiro e contabilidade: Organização com notas fiscais de entrada e saída de produtos, ofícios, contratos, atas, pagamentos em geral, facilitando auditorias e possíveis revisões posteriores.
  • – Jurídico: Acesso rápido ao processo do cliente, mostrando agilidade e segurança durante seu trabalho, gerando maior credibilidade e confiança.
  • – A área da saúde, se beneficia ainda mais, pois os médicos e atendentes poderão ter prontuários anteriores a um clique, diminuindo a espera do seu paciente e proporcionar um melhor atendimento.

Uma forma bastante simples de entender a finalidade e a importância da digitalização é a forma de busca pelos documentos, que a partir de qualquer palavra, o usuário obtém resultados de arquivos, em questão de segundos. O aumento da agilidade e produtividade, por conta deste acesso rápido aos documentos, é um dos principais fatores que motivam a empresa a realizar a digitalização.

Por fim resumimos que a digitalização de documentos permite preservar e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa correta.

Entre em contato conosco e saiba mais sobre como fazer a gestão correta dos documentos da sua empresa.

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