5 Recursos que todo gerenciador de documentos PROFISSIONAL deve ter
23 de março de 2018 No Comments Gerenciamento,Gestão de Documentos,Organização Nerisson Leonhart

Uma grande parte das empresas que acreditam que realizam gerenciamento de documentos afirmam que já passaram por situações de perda de documentos. Por isso nos procuram, para que seja feito de uma forma mais organizada e profissional.

Percebemos isso de forma mais clara ao ter conhecimento de uma pesquisa do IBGE que diz que 85% das empresas que têm de 10 a 500 funcionários afirmam que fazem gerenciamento de seus documentos. Contudo, com nossa experiência, muitos dos entrevistados estão equivocados, pois apenas têm um repositório de pastas com seus documentos.

O gerenciamento de documentos não é apenas a guarda de arquivos, mas também, a administração, controle e segurança, estabelecendo padrões e planejamento para o tratamento dos documentos.

Por isso, realizamos um levantamento com os 5 principais recursos que todo gerenciador de documentos deveria ter:

Versionamento de documentos

Proporcionar o controle sobre as alterações que o documento sofreu, permitindo saber quantas vezes e por quem foi alterado. A recuperação dessa informação deve ser feita de forma fácil e intuitiva.

Isso é importante, pois você tem garantia sobre a integridade e segurança do documento, conseguindo consultar o histórico do documento, além de permitir recuperar uma informação caso ela tenha sido excluída ou alterada.

Controle de acesso

A segurança dos documentos e, consequentemente, da informação, é um dos (se não o) assunto mais importante e preocupante dentro de uma empresa. Você já imaginou se todos pudessem ter acesso aos seus contratos ou documentos de seus clientes?

Isso pode ser perigoso e até ser considerado como falta de ética, pois as informações confiadas a uma empresa, por um cliente, devem ser tratadas com a devida atenção.

Além disso, é importante definir o acesso que cada usuário possui, controlando então as permissões. Por exemplo: a Maria só pode visualizar a planilha financeira e a Joana pode visualizar, editar e até baixar o mesmo documento.

Controle de Temporalidade

Para um controle eficiente, o ideal é que o gerenciador de documentos notifique ao usuário quando um documento precisa de atenção. Por exemplo: um contrato que possui prazo de validade para ser verificado.

Outra situação, é a dos arquivos inativos – que são erroneamente chamados de “Arquivo Morto”. Estes devem ser tratados com um cuidado especial. Muitas pessoas ignoram o fato de documentos terem vida útil e, em algum momento, podem ser solicitados, seja para uma fiscalização ou uma ação trabalhista, e a falta destes documentos pode causar grandes problemas.

Algumas empresas adotam como boa prática uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) que determina os prazos de guarda dos documentos e, com informações de cada tipo documental, com os quais pode ser feito o controle do que deve ser guardado e por quanto tempo deve ser guardado, além da sua destinação após o prazo de vigência. De posse dessas informações, podem ser indexadas ao documento as ações futuras e o momento em que esta ação precisa ser realizada.

Relatórios Gerenciais

Uma grande necessidade é controlar a quantidade de documentos que dão entrada em seu ambiente, gerando automaticamente um relatório do que foi inserido, pois, com a informação em mãos, tomamos conhecimento e controle do crescimento do acervo, inclusive para saber a hora de contratar mais espaço de armazenamento.

Podemos ainda ter conhecimento sobre o fluxo dos documentos e quais são os usuários que mais os movimentam, pois assim é possível ter a informação sobre o volume de envio que cada colaborador executa e monitorar a frequência com que utiliza a ferramenta.

Informações vinculadas aos documentos

É importante que seja possível incluir dados relevantes que permitirão facilmente identificar informações do documento, facilitando o processo de consulta.

A inclusão de informações descritivas que estejam vinculadas à um documento pode, em muitas vezes, ser mais importantes que o próprio conteúdo do documento.

Por exemplo: Ao cadastrar um novo contrato, vincular informações do Cliente, da Vigência do Contrato, do produto ou serviço referente ao contrato e até mesmo do valor.

As informações vinculadas ao cadastro de um documento garantem uma busca mais efetiva e recuperação da informação.

Quantos dos 5 itens listados aí faltam para vocês?

Se estiver faltando mais do que dois itens, sinto muito, mas sua empresa pode estar perdendo tempo, dinheiro, documentos e informações. Repositórios simples podem ajudar, mas à medida em que a empresa e suas necessidades crescem, os problemas aparecem.

E você, tem apenas um padrão de armazenamento e uma boa intenção ou possui efetivamente uma gestão?

Nós podemos ajudar você a responder essa pergunta! O Digitaldoc permite todas essas operações de forma integrada e ainda entregar segurança e tranquilidade no gerenciamento documental. Quer entender mais sobre o assunto e saber se sua empresa necessita de um gerenciamento eletrônico dos documentos? Entre em contato com nossos especialistas e agende uma apresentação.

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  1. 1

    Customessaywriting

    Osvaldo, desabilite o descompactar automatico do seu gerenciador e faça manualmente. se começar com isso, vamos parar de postar séries e vocês que procurem pela net! pq já ta ficando chato! testei varios arquivos dos quais haviam reclamações de corrompidos e não teve nenhum problema ao descompactar manualmente, seria bom vcs tentar!

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  2. 1

    acunetix

    Uma série muito boa. Muito obrigado!cialis online

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  3. 1

    Ordercialisonline

    Ola amigo instalei recentemente em uma maquina precaria o ubuntu 5.10 com kernel 2.6.12 realizei os procedimentos e não ocorreu erro, reiniciei o pc e quando dei o comando uname -a vi que o kernel continua o mesmo. A minha intensão de atualizar é por causa dos repositórios não encontro mais repositório para atualizar algumas aplicações com a versão antiga do ubuntu.

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