5 Maiores perdas quando você não gerencia seus documentos
23 de janeiro de 2018 No Comments Gestão de Documentos,Organização,Produtividade,Segurança Nerisson Leonhart

Aqui na Digitaldoc sempre ouvimos dos nossos clientes algumas queixas que se repetem em quantidade ou mesmo em intensidade. Pensando nisso elaboramos um material para lembrar algumas perdas que acontecem no dia a dia daquele gestor que já nem percebe mais isso pois está anestesiado pela rotina.

Veja se as perdas abaixo não fazem parte da rotina de alguém que você conhece.

Perda de Tempo

perdas-de-tempo

As empresas estão sempre procurando fazer mais no mesmo espaço de tempo.  Elas perceberam que existem documentos que pela sua essência geram algum tipo de atividades na operação da empresa (como instruções de trabalho), ou então, uma atividade que gera um documento (ata de reunião ou relatório de auditoria), elas sentem que essa informação precisa ser rapidamente acessada e quando o bendito documento não está na mão no tempo certo, que geralmente é para ontem, isso causa um desgaste entre pessoas e até mesmo entre as equipes que fazem sua empresa funcionar.

Perda de Gerencia

perdas-de-gerencia

Os gestores estão o tempo todo preocupados com as práticas e padrões definidos pelas pessoas em uma organização e também comprometidos em fazerem com que as coisas andem bem o tempo todo. Imaginando que já exista um mínimo de organização em procedimentos documentados na empresa, mas se eles estiverem em um repositório de pastas o gerente não conseguirá relatórios sobre os documentos, controle de temporalidade, rastreabilidade de alterações e auditoria e nem mesmo conseguirá acompanhar o que os outros colaboradores produzem de conhecimento. Assim, os padrões e práticas ficam comprometidos e essa falha aparecerá nas horas mais críticas de um jeito bem desconfortável a todos.

Perda de Controle/Segurança

perdas-de-controle

Os documentos da operação da empresa armazenados em um ambiente aberto, sem gestão, são motivos de muita preocupação. Os incidentes com dados criptografados em máquinas de usuários são muito comuns. A gestão dos documentos de forma estruturada pode resolver ou minimizar esse tipo de problema. Conhecemos casos em que prefeituras perderam meses de trabalho pois todos os documentos armazenados em um determinado computador foram criptografados e somente liberados mediante pagamento de valores expressivos. Tenho certeza que você em algum momento já pensou que poderia passar por esse susto e isso não é difícil de acontecer.

Perda de Paciência

perdas-de-paciencia

Se você é do tipo de pessoa organizada e que gosta de tudo no devido lugar, provavelmente perde a paciência quando não encontra um documento ou ele ainda não está finalizado no prazo previsto, isso causa um estresse danado. Afinal de contas, se você consegue ser organizado, por que os outros não conseguem? É para isso que os sistemas de gestão existem, para apoiarem na construção de um ambiente muito melhor e para que todos possam trabalhar bem.  E nesse caso a irritação não vai colaborar em nada, a resposta é trabalhar revendo seus processos e ainda utilizar uma ferramenta de gestão de documentos resolvendo o assunto de forma sistêmica.

Perda de Competitividade

perdas-de-competitividade

Empresas investem muito em serem mais ágeis, econômicas e rentáveis nos seus campos de atuação, imaginando que os documentos não fazem parte da massa mais crítica. Essa verdade aparece depois de algum tempo em que você está no mercado e o seu próprio crescimento começa a ser um problema para ser gerenciado, pois nem os documentos que você precisa estão disponíveis no tempo certo.  Bem você já entendeu que tudo que falamos até agora não se resume a documentos, é sobre reter conhecimento então se os documentos estão bagunçados, provavelmente o conhecimento será perdido… e assim perde-se competitividade, perde-se DINHEIRO.

Existem várias formas de resolver isso. Nós trabalhamos muito com revisões de processos internos e utilizamos o Digitaldoc porque com ele conseguimos o compartilhamento, controle e a disponibilidade dos arquivos em tempo real.

Mas lembre-se, não importa que ferramenta você vai usar, o mais importante é ter a tranquilidade de que a suas informações estão seguras e suas ações seguindo um caminho de crescimento sustentável para que você comece a ter muito mais ganhos ao invés de perdas.

Fale conosco, conte sua experiência.

Palavras-chave

Responder

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *