Documentos Eletrônicos – A questão cultural na mudança dos processos de negócio
18 de Janeiro de 2018 3 Comments Gestão de Documentos,Segurança Lárimer Daniel

O ordenamento jurídico brasileiro já reconhece a eficácia dos documentos eletrônicos há quase vinte anos. De fato, a Medida Provisória 2200 em sua primeira versão é do ano 2000, tendo sido reeditada em sua versão corrente em 2001.

Este instrumento jurídico oferece dois marcos fundamentais:

  1. Cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, instituindo a matriz de responsabilidades pela gestão normativa e operacional e a cadeia de confiança que se ancora na própria ICP e é disseminada para as Autoridades Certificadoras, cuja competência técnica e institucional é rigorosamente auditada. Esta estrutura tem por objetivo vincular de forma eficaz a identidade e a personalidade jurídica de pessoas e instituições ao seu respectivo e único Certificado Digital, também conhecido como Identidade Digital.
  2. Estabelece a eficácia jurídica dos documentos na forma eletrônica. O texto do Art. 10º, 1º estabelece a presunção da validade em relação aos signatários.

A mudança nos processos de negócio

O potencial transformador do uso dos documentos eletrônicos nos processos de negócio e na administração pública foi logo percebido e surgiram muitas ofertas em tecnologia e soluções. Destaca-se o papel de liderança dos Tribunais de Justiça e do Trabalho que logo permitiram o peticionamento eletrônico, facilitando os atos processuais e a vida dos advogados e seus clientes.

Porém, no ambiente privado, a transformação dos processos do meio físico para o meio eletrônico permanece aquém do seu potencial. Barreiras culturais e desconhecimento continuam afastando investimentos e postergando decisões. Os arquivos convencionais continuam crescendo, demandando mais espaço e gerando maior complexidade, com baixo retorno uma vez que a preservação documental decorre apenas de obrigatoriedade.

Muito se fala em transformação digital, expressão da moda, porém pouco se fala de eficácia e segurança. Projetos os mais diversos, desde transformação do relacionamento com fornecedores, passando por tramitação e assinatura de contratos, tem alcançado resultados apenas parciais, a despeito de alguns casos de sucesso.

Ocorre que a chamada “desmaterialização” implica em um conjunto novo de necessidades, nem sempre compreendido. A organização e a preservação de documentos na forma eletrônica, seja digitalizados, seja os que já nascem eletrônicos, necessita um conjunto de disciplinas e sistemas especializados.

Neste ponto é que tem falhado as organizações, sobretudo em adequar expectativas de esforço inicial e de mudança cultural.

O uso de sistemas para gerenciar documentos eletrônicos

Os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos incorporam boas práticas e preparam processos, muito além de prover interface para digitalização. Mas estes sistemas têm que ser usados com convicção pelas organizações.

É preciso adquirir o hábito de criar e colocar nos sistemas informações sobre os próprios documentos, com a certeza de que o tempo empregado será amplamente recompensado no manuseio futuro dos grandes volumes gerados no dia-a-dia.

A percepção dos ganhos de eficiência é gradativa e virá na persistência nos padrões fixados em normas.

Finalmente a questão da segurança também precisa ser vista como parte da transformação. A rastreabilidade do acesso e uso de um documento na forma eletrônica é mais forte do que sobre um documento convencional. Acessar um documento eletrônico exige a autenticação nos sistemas da organização. Este tipo de controle é menos disseminado sobre arquivos físicos.

O mundo das novas possibilidades continua aberto e promissor. É preciso coragem e persistência.

Lárimer Daniel é Administrador e Consultor

17 anos de experiência em certificação digital, viu nascer o segmento e acompanhou grandes projetos de emprego desta tecnologia.

Palavras-chave
Deixar um comentário
  1. 1

    Vinícius Alvaro

    Artigo muito bem feito, parabéns!
    Sanou minhas dúvidas, e me ajudou a entender um pouco das obrigatoriedades da área da saúde, estou mais apto a falar sobre o GED para diretores e colaboradores.

    Responder

Responder

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *