Dashboard do Digitaldoc: A gestão centralizada dos documentos da sua empresa
7 de dezembro de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Produtividade Michele Regina Neinas

A implantação de um sistema de gestão de documentos e informações com dashboard, contribui para o aumento na produtividade da empresa. Melhora o fluxo de informação e o diálogo entre os setores, Já que todos passam a ter acesso aos documentos corretos, no momento certo. Ganhando agilidade nas atividades e reduzindo desperdícios de tempo e reimpressão de documentos.

Por essa razão, a utilização de parâmetros de tipos documentais, nomenclaturas e cadastramento de informações são fator-chave para o sucesso de um sistema GED. Isso fortalecerá a gestão do conhecimento da sua empresa. É necessário considerar que cada empresa tem as suas características, trabalha os documentos de formas diferentes e tem sua forma de avaliar os resultados que estas informações podem trazer.

Como um Dashboard sobre documentos e informações pode ajudar a minha empresa?

Utilizar um software para a gestão de documentos e informações da empresa é um dos melhores investimentos que podem ser feitos. Ele aumenta a eficiência, otimiza o uso do tempo e dos recursos, facilita a organização do acervo e visualização dos processos. Além disso serve para conquistar vantagem competitiva frente aos concorrentes.

Quando este software dispõe de um dashboard de qualidade, muitos benefícios passam a facilitar ainda mais o dia a dia. Oferecendo uma visão do que acontece com os documentos da empresa, auxiliando na tomada de decisão quanto a esse processo.   

Dispondo de informações relacionadas à usabilidade dos usuários e sobre quantidade de espaço (gb) contratado e utilizado, o dashboard se torna essencial para que o gestor se mantenha informado sobre o que acontece com o sistema.

Imagem do Dashboard do software de Gestão de Documentos Digitaldoc

 

Quais benefícios eu tenho ao utilizar um Dashboard de documentos?

– Controle de número de usuários ativos com acesso ao sistema. Podendo identificar os 5 usuários que mais acessam ao software. Com estes dados, você saberá quem mais está acessando as informações da sua empresa. Percebendo, quem mais tem colaborado e usado o conhecimento que sua empresa possui.

– Em tempo real você acompanha o espaço (GB) contratado e quanto já foi utilizado. O sistema envia notificação ao usuário administrador, lembrando que seu espaço de armazenamento atingiu 90% da capacidade. Esta visão oportuniza a análise sobre o tamanho do acervo e se todo esse armazenamento se faz necessário.

– Gráfico com linha do tempo, onde apresenta mês a mês o número de documentos enviados ao sistema. Trará clareza se todos os documentos e informações de sua empresa estão sendo indexados no sistema, criando assim um padrão.

– Consumo de espaço (Gb) com documentos e informações indexados por área. Possibilita a visão de acervo de cada área da empresa.

– Mapeamento de número de páginas que cada usuário enviou para o sistema. Demonstrando a produtividade de cada colaborador.

Graças ao armazenamento de dados ao longo do tempo, todas estas informações podem ser reunidas no dashboard do Digitaldoc. Permitindo que tendências sejam traçadas e avaliadas pelos gestores da empresa. Sendo possível aperfeiçoar o padrão para a gestão de documentos.

Conforme mencionado anteriormente, cada empresa tem suas características e particularidades que devem ser levadas em consideração. Onde cada uma utilizará as informações fornecidas no dashboard da maneira mais relevante.

Agora que você já sabe como funciona o dashboard do software de gestão de documentos Digitaldoc, entre em contato conosco e agende uma apresentação.

 

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