Como utilizar a Assinatura Digital do Digitaldoc?
21 de novembro de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Segurança Michele Regina Neinas

Para iniciar, vamos entender o que é a Assinatura Digital, qual sua aplicação e o que ela pode trazer de benefícios ao dia a dia das empresas.

Certamente em algum momento você já teve de assinar um documento, por exemplo um contrato. Levou-o até um cartório para reconhecimento desta assinatura e assim dar embasamento legal a este documento. Atualmente este procedimento pode ser substituído pela assinatura digital.

É importante ressaltar que a pretensão de integridade e autenticidade, extraída do art.10 da Medida Provisória de nº2.200-2, de 24/08/2001, diz respeito a documentos produzidos eletronicamente e assinados digitalmente com certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil. O documento que foi digitalizado e assinado eletronicamente, não é legalmente autêntico. Isso se deve pelo fato que o documento original pode ter sofrido alterações anteriores ao processo de digitalização.

Em caso de questionamento quanto a integridade e autenticidade do conteúdo no documento digitalizado, o interessado deverá provar a legalidade. Exibindo o documento original. Desta forma, após a digitalização, não é recomendável a eliminação dos documentos originais.

O que é assinatura digital?

A Assinatura Digital é uma tecnologia desenvolvida para autenticar um documento eletrônico, vinculando o Certificado Digital do autor ou de quem assina. O Certificado Digital é emitido de forma a assegurar a identidade do respectivo titular, dotando a assinatura digital de formalidade para todos os efeitos legais. Permitindo assinar qualquer documento digital, com validade jurídica inquestionável e de mesmo peso que uma assinatura de próprio punho.

No sistema Digitaldoc a realização da Assinatura Digital acontece através de um certificado Digital, que podem ser adquiridos nos seguintes formatos:

O Certificado Digital A1 tem validade de até 12 meses. Gerado e armazenado em software instalado diretamente no computador do seu titular.

O Certificado Digital A3 tem validade de até 36 meses. Gerado e armazenado em hardware criptográfico, o qual pode ser um token (dispositivo eletrônico de armazenamento) ou um cartão inteligente. Ambos funcionam conectados à máquina por meio da conexão USB.

Obs.: Qualquer pessoa pode solicitar ás autoridades certificadoras um certificado digital.   

 

Benefícios da Assinatura Digital

Agilidade:  Processos que antes tinham de ser feitos pessoalmente, agora podem ser feitos todos de forma eletrônica. As negociações serão formalizados com maior rapidez, se tornando para a empresa uma vantagem competitiva perante ao mercado.

Redução de custos: Com a eliminação do uso do papel, há redução nos custos operacionais. Cópias, utilização de impressoras, suprimentos, armazenagem de documentos físicos, envio de documentos por Correios, além de dispensar gastos com cartórios no reconhecimento de assinaturas.

Sustentabilidade: Você vai imprimir um documento? Então, pense de novo. Para produzir 1 tonelada de papel são necessárias de 2 a 3 toneladas de madeira e uma grande quantidade de água, segundo a Embrapa.

A assinatura digital reduz o uso de papel e evita o desperdício de matéria prima. É o caminho correto para empresas que buscam a sustentabilidade.

Validade Jurídica: É inquestionável a validade jurídica da assinatura digital, a MP 2.200-2 de 24/08/2001, equiparou a assinatura digital padrão ICP Brasil à assinatura de próprio punho. A assinatura digital possui total eficácia probatória devido ao atendimento dos princípios de autoria, integridade e não repúdio. Com isto a assinatura digital se torna a alternativa mais segura e viável de formalização no mundo digital.

Mobilidade: A assinatura digital dá mobilidade ao usuário. É possível assinar um documento, de qualquer lugar, a qualquer momento. Tornando a vida de empresários muito mais prática e ágil.

 

Assinatura Digital no Digitaldoc

Agora que explicamos o que é assinatura digital, vamos demonstrar um passo a passo de como ela acontece no sistema Digitaldoc:

 Para assinar um documento que já está armazenado no Digitaldoc, há duas opções. A primeira é selecionar o documento, ir até ao botão ação e selecionar a opção “Assinar” como na imagem a baixo.

 

A segunda opção, é clicar no documento com o botão direito do mouse, ao abrir a caixa, selecione “Assinar documento”, conforme imagem abaixo.

 

Caso seja a primeira vez que você utiliza a opção de Assinatura Digital no Digitaldoc, será necessário fazer a seguinte instalação do software de assinatura:

 

Ao baixar o assinador, iniciará o download do instalador no seu navegador. Ao terminar o download clique em instalar. O instalador não é reconhecido pelo Windows, uma janela de segurança será apresentada, basta aceitar a instalação.

Abaixo temos a tela inicial do instalador. Seguindo um breve passo a passo, você terá instalado o Assinador em menos de 2 minutos e ele estará pronto para o uso.

 

Com o assinador instalado, podemos assinar um documento, ao selecionar novamente a opção “assinar documento” a seguinte tela será exibida:

 

Nela você seleciona qual certificado digital vai utilizar. Caso tenha mais do que um certificado instalado, irão aparecer opções para sua seleção.

Após escolher o seu certificado o processo de assinatura terá início e logo a seguinte tela é apresentada:

 

Assim que você fechar a tela, seu documento já está assinado digitalmente, com validade jurídica.

Para visualizar os dados de assinatura do seu documento é simples. Abra o documento para visualização e clique no botão com um selo, na aba superior. Os dados da assinatura serão exibidos. Obs.: O Digitaldoc permite que haja mais de uma assinatura em um documento, caso necessário.

 

É muito simples implementar a assinatura digital e tornar as atividades do dia a dia de sua empresa mais simples e rápidas.  Entre em contato conosco, tire suas dúvidas e passe a validar os seus documentos com a assinatura digital.  Acesse www.digitaldoc.com.br e fale com um de nossos especialistas.

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