Conheça o Workflow do Digitaldoc
7 de novembro de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Inovação,Qualidade Michele Regina Neinas

Com o objetivo de levar agilidade ao dia a dia das empresas e melhorar o mapeamento de processos e fluxos de trabalho, desenvolvemos uma nova funcionalidade no Digitaldoc, o workflow.

A funcionalidade atende empresas que desejam mapear o ciclo de vida de documentos. Documentos estes, que precisam passar por várias pessoas para que sejam aprovados, ou seja, processos longos e muitas vezes demorados.

Mas o que é o Workflow?

Workflow é um termo que deriva do inglês e significa fluxo de trabalho. Tem como objetivo automatizar processos, dividindo em tarefas, cada qual com um responsável para que no final um resultado seja alcançado. Ele pode ser aplicado para documentos, informações ou tarefas.

O workflow realiza e monitora o andamento de uma ação (processo), seguindo passos para que esta ação possa ser concluída.

Entendendo a construção de um Workflow no Digitaldoc

Antes de iniciar a construção do workflow no Digitaldoc, faça o seguinte planejamento:

  • Descreva as atividades importantes realizadas com documentos e informações.
  • Aponte em quais setores devem passar e quais serão as pessoas responsáveis por cada ação, podendo ser revisão, aprovação, assinatura ou outras.
  • Defina os prazos em que cada atividade deve ser entregue.
  • E na conclusão colocar qual será o destino final do documento após aprovação.

Feito isso, vamos a construção do fluxo e entender melhor as representações gráficas de um workflow.

Representação Gráfica de um Workflow no Digitaldoc

Na imagem abaixo temos o desenho de um fluxo para aprovação de um documento. Mas qual o significado dessas formas geométricas e para que cada uma delas é utilizada?

 

 Terminação ou início

O primeiro símbolo a ser apresentado é Início/Fim. Indica o início ou o fim de um fluxo no diagrama de processos. No Workflow do Digitaldoc, o fim pode ser configurado para liberação de documento e conclusão ou cancelamento do mesmo.

Setas

É uma conexão que serve para indicar uma interligação entre dois outros símbolos e a direção do fluxo.

Processo

Indica um determinado processo, suas funções e atividades. No Digitaldoc os processos são divididos nos seguintes tipos:

  • Revisão
  • Treinamento
  • Distribuição
  • Análise
  • Aprovação
  • Aprovação com assinatura

 

Decisão

Mostra que uma decisão terá que ser tomada e que o fluxo do processo seguirá determinada direção,  em função dessa decisão.

Dentro do Digitaldoc a função de decisão pode ser aplicada para a aprovação de documentos em revisões ou aprovações, podendo ser negado e reenviado para os responsáveis para devidas correções ou aprovadas para o seguinte passo do fluxo.

Notificação

A notificação serve para enviar uma mensagem para um grupo ou para um único usuário com uma mensagem de sua escolha.

Liberar documento

Esta é uma ferramenta do Digitaldoc que libera o documento para uso completo, autorizando todas as funções como checkout e checkin, que são desabilitadas durante o fluxo do documento.

Raia

As raias são o espaço onde todos os símbolos e funções já citadas serão alojadas e devidamente organizadas na construção do fluxo.

 

As partes do fluxo se apresentam na área de construção, conforme imagem a seguir:

No canto esquerdo da tela, ficam todos os passos citados anteriormente além dos termos excluir e de mudar a orientação do workflow.

 

Na parte superior do desenho do workflow se encontra da esquerda para a direita as abas de:

Ambiente de edição de fluxo onde a representação gráfica do fluxo será montada utilizando os símbolos mostrados anteriormente.

 

Edição de propriedades do workflow – contendo o nome do fluxo, Descrição, o tipo de início e quais tipos de documentos deverão passar pelo fluxo.

 

Quando um passo é selecionado, seja ele um processo, decisão, notificação ou final do fluxo, uma terceira aba é aberta para a edição do passo selecionado (cada passo possui uma tela de edição diferente).

Nesse caso utilizamos o processo como exemplo:

Para que usar o workflow?

Agora que demonstramos como funciona o workflow do Digitaldoc, será mais fácil para os colaboradores de sua empresa realizarem suas tarefas conforme suas responsabilidades.  Ainda será possível o acompanhamento de prazos e entregas.

Com o uso correto do workflow, haverá mais agilidade no andamento dos processos, projetos podem ser entregues com mais pontualidade, fica evidenciado todos os setores e pessoas que tiveram acesso a tal documento. Com o workflow o gestor tem o controle nas mãos, para realizar um amplo acompanhamento dos processos e atividades.

Se você quer conhecer a ferramenta workflow, agende uma apresentação. Caso queira liberar a funcionalidade de workflow no seu Digitaldoc e começar a gerenciar os fluxos de trabalho na sua empresa, entre em contato conosco, através do fale com um especialista

Lembrando: Usuários Digitaldoc podem liberar a funcionalidade workflow, a qualquer momento, sem custo adicional!

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