5 coisas importantes que o Digitaldoc faz muito melhor que o Google Drive
21 de setembro de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Nuvem,Organização,Produtividade,Segurança,Sistemas Nerisson Leonhart

(Digitaldoc x Google Drive – A batalha Final)

É comum as pessoas associarem o Digitaldoc ao Google Drive e elas não estão erradas! Contudo é importante neste momento não colocarmos cebolas na salada de frutas. O Google Drive é um grande (e põe grande nisso) repositório de arquivos.  Já o Digitaldoc serve também como repositório, além disso possui recursos importantes para realizar a gestão dos documentos. Por isso vamos listar neste artigo coisas que o Digitaldoc faz melhor que o gigante das informações.

#1 Controle de Revisões dos Documentos

Se tem uma coisa que quebra um galho as vezes, é o histórico de revisões de um arquivo.

No Digitaldoc você acessa a última revisão do arquivo, e tem sempre à mão as revisões anteriores. Além disso há o registro de data, hora e do autor que fez alterações no documento. Podem ser feitas inúmeras alterações, sem preocupações em perder dados e informações.

    #2 Assinatura Digital

    Cada vez mais os documentos eletrônicos transitam de forma segura, pois, é possível ter autenticidade dos mesmos. Em nossa aplicação conseguimos fazer a assinatura digital, sendo ela no padrão ICP-Brasil* (Infraestrutura de Chaves Públicas) ou mesmo um modelo de chaves de uso corporativo em que a validade é prevista somente no uso interno das empresas. Assine e valide seus documentos com legalidade jurídica e torne seus processos mais ágeis.

    *ICP-Brasil é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.  http://www.iti.gov.br/icp-brasil

    #3 Fluxo de Trabalho de um documento

    O sonho de muitas empresas é ter seus processos devidamente controlados e operantes. Um dos recursos utilizados para conduzir os documentos numa esteira virtual de produtividade se chama Workflow. Nessa esteira, você insere um documento que precisa passar por vários departamentos para ser lido, revisado e aprovado. Cada uma das etapas pode ter um prazo definido previamente. Aí você pode pensar, mas eu já faço isso com meu e-mail…. Eu concordo plenamente!  Também já fiz desta maneira, pois era fácil de controlar meia dúzia de documentos. Mas se não for meia dúzia, você gerencia como essa situação? Acende uma vela e reza? Não dá né! Esse com certeza é um recurso que nunca existirá no Google Drive.

    #4 Informações adicionais ou Metadados em documentos

    Alguns documentos precisam de informações específicas para serem armazenados e gerenciados.

    Exemplo: Uma proposta comercial pode ter as informações específicas de nome do vendedor e a área de atuação definidas como campos obrigatórios para serem registrados no momento do seu cadastro. Já um contrato pode ter como campo obrigatório o nome do cliente e o vencimento do contrato.

    Essas informações no ato do cadastro geram maior eficácia ao localizar documentos e informações relevantes.

    #5 Documentos com vencimento ou temporalidade

    Falar de gerenciamento sem ter a temporalidade dos documentos é uma coisa inconcebível.  Com o software de gestão de documentos Digitaldoc é possível gerenciar os documentos individualmente, atribuindo a data de vencimento do mesmo.

    Exemplo:  O contrato que citamos acima ou ainda por tipo de documento, onde o documento do tipo “Procedimentos Internos” deve ser revisado a cada 6 meses a partir da sua data de criação.  O sistema se encarrega de avisar quando o procedimento precisa de atenção para uma nova análise ou alteração. Fera isso, não é? Com isso resolvemos muita coisa voltada a prazos e possíveis auditorias.

    E tem muito mais para ser descrito (lembra da Tekpix?), sempre há algo a mais!

    No próximo artigo vou descrever mais diferenças relevantes de um software de gestão eletrônica de documentos para o Google Drive.

    Se você quer conhecer mais sobre como o Digitaldoc pode auxiliar o dia a dia da sua empresa, fale com um de nossos especialistas.

     

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