Como NÃO nomear documentos
1 de setembro de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Organização,Qualidade Cauê Bampi

Chega! Chega de dar nomes sem sentido para os seus documentos. Por que você insiste em nomear documentos com palavras e termos que não tem nada a ver com o conteúdo do documento?

Tenho certeza que você já deixou de encontrar informações por ter escolhido um nome qualquer. Por isso, escrevi este artigo. Nele vou te ajudar a identificar formas de NÃO nomear seus documentos e facilitar a busca pelas informações.

Aqui vão as primeiras dicas:

NÃO use termos impossíveis de decifrar

Quem nunca nomeou um documento com um termo semelhante à um xingamento de um Neanderthal? Não utilize palavras que não façam nenhum sentido, termos incoerentes, conjunto de caracteres especiais ou siglas que sejam difíceis de decifrar o conteúdo do documento.

Segue uma imagem exemplificando o que você NÃO deve fazer ao nomear seus documentos.

Como não nomear documentos

Entendeu? Espero que isso não se repita!

NÃO seja redundante ao nomear documentos

Crie uma padronização para nomear os seus documentos, sugiro que faça registro de padrões para siglas, tipos de documentos, atividades, disciplinas e contextos. Dessa forma você define quais palavras utilizar quando for nomear um documento. Não seja redundante escolhendo palavras escritas diferentes mas que tenham o mesmo sentido.

Veja alguns exemplos que você NÃO deve seguir ao nomear documentos.

Como não nomear documentos

No exemplo acima temos três cenários:

  • A referência aos termos “Doc” e “Documento” se tratam da mesma coisa, mas não identificam que tipo de documento é cada um destes arquivos.
  • Os termos “Paraná” e “PR” se referem ao mesmo estado, porém não há padronização da nomenclatura, é necessário definir se será utilizado a sigla OU a descrição completa do estado;
  • A numeração nos arquivos “Doc1.xlsx” e “Doc2.pdf”, os quais não tem informação nenhuma do tipo documental ou do que se trata o documento, ficando impossível identificar a informação que esses documentos podem estar armazenando.

 

Não faça isso, tá? Me dói na alma só de pensar.

NÃO use palavras em língua estrangeira

Até parece bonito a ideia de criar palavras em outras línguas para nomear algo. Mas fica claro para você e/ou para outras pessoas que vão precisar deste documento? Não utilize palavras ou termos em línguas estrangeiras pois, pode dificultar a busca e o entendimento.

Caso possua documentos com título em outros idiomas e essa informação seja realmente relevante e comum na sua empresa, então ok. Mas quanto mais simples for a nomeação, mais fácil será para encontrar.

NovaYork.doc
NovaIorque.doc
NewYork.doc 

Qual deles você está procurando mesmo?

E se o cara falasse alemão os documentos ficariam assim:   Weird Name für eine Datei.doc 

Globalização

NÃO economize palavras ao nomear documentos

Se é difícil entender um conjunto de caracteres sem sentido ou palavras em outros idiomas, imagine um termo ou abreviação que não traga informação NENHUMA. Evite economizar palavras ao nomear os seus documentos. Seja claro. Determine padrões de nomeação, para que ninguém tenha dúvidas do que se trata os documentos sem precisar abri-los para verificar.

Parece bobagem, mas o fato de não precisar abrir documentos para identificar a informação existente em seu conteúdo, pode aumentar e muito a sua produtividade. Mas também não recomendo que se estenda muito ao determinar um título, a informação tem que estar DENTRO do documento.

Essas foram algumas dicas de como NÃO nomear os seus documentos, por favor, não faça mais isso, ok?

Também não precisa exagerar, como nesse exemplo: 
Como NÃO nomear documentos

Nada como criar uma padronização básica, você vai ver como isso é incrível quando se trabalha com documentos e informações corretas.

Essas são dicas bem básicas, e em geral são muito úteis no ambiente de trabalho.

Se você ainda tem dúvidas sobre como nomear seus documentos corretamente e sobre a forma de armazená-los, nós podemos te ajudar. Venha para o lado organizado da força. Fale com um especialista ou faça sua assinatura em nosso blog para receber várias dicas sobre gestão de documentos e informação.

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Sobre o autor
Cauê Bampi Analista de Implantação e Suporte na Digitaldoc.

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