Como fazer a Digitalização de Documentos
24 de abril de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Qualidade Silvane Gass

Se você precisa transformar documentos físicos em digitais, e quer entender melhor o processo de digitalização, será importante se atentar as dicas que daremos neste artigo. Vamos explicar qual é a forma mais adequada de fazer a digitalização de documentos e como funciona o processo de transformar um documento físico em eletrônico, ou seja, a conversão de documentos em papel para o formato digital.

A digitalização é uma aliada das organizações, pois possibilita o acesso e a disseminação das informações entre os colaboradores de uma forma bastante ampla. As informações que antes eram de difícil acesso por estarem no formato físico, tornam-se disponíveis com a digitalização, pois facilita a busca e garante a integridade dos documentos com o passar do tempo.

Entretanto, para que o resultado da digitalização seja bom, é necessário seguir alguns procedimentos básicos para que se tenha qualidade na imagem. Confira algumas dicas para você melhorar esse processo aí na sua empresa.

Digitalização em 5 passos

A Digitalização do acervo documental da empresa pode ser dividida em 5 passos básicos. Fazer a digitalização de documentos é uma tarefa simples, mas alguns cuidados devem ser tomados para garantir um bom resultado. Basicamente, podemos dividir o processo dessa forma:

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  1. Coleta

O primeiro passo é coletar os documentos físicos que serão digitalizados.  A seguir é necessário fazer a conferência e um breve registro dos documentos e pastas que foram retirados do arquivo. Uma sugestão é a criação de um formulário e especificar detalhes do acervo, evitando assim que alguns documentos se percam ou extraviem.

  1. Classificação/Preparação

Depois de coletar tudo, você precisará desmontar as pastas, retirar grampos, clips e espiral, e reparar documentos amassados ou rasgados, separar documentos manchados e ordená-los.

O documento tem de passar por este processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização, ou seja, é feita a higienização, a retirada de grampos ou de qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner, ou que venham a danificar o equipamento. Desta forma, essa etapa visa elevar ao máximo a qualidade da imagem digitalizada.

  1. Digitalização de documentos

Agora sim os documentos vão para a digitalização em si. É importante que você escaneie os documentos um a um, sem retirar da ordem, pois facilita ao guardá-los no arquivo novamente. Nesta etapa, é preciso que você  retire as imperfeições da imagem digitalizada, remova sujeiras e bordas excedentes, faça o controle de contraste e nitidez e, se necessário, escaneie o documento quantas vezes for preciso para garantir a qualidade das imagens.

  1. Indexação

Depois de terminar a etapa anterior, você terá um monte de arquivos no seu computador, todos desorganizados. Então você irá precisar organizar isso tudo. Terá de enviar os documentos para o servidor que pretende armazená-los. Além disso, terá de indexá-los ou seja, colocar informações como nome, código, datas, título e outros. Essas informações são muito importantes, pois possibilitam a rápida localização dos documentos.

A melhor maneira de fazer isso  é armazenar os arquivos em um software de gerenciamento de documentos, pois nele será possível cadastrar todas as informações do documento para encontrar rapidamente quando necessário. Além disso, com o sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), você poderá disponibilizar seus documentos online, ou seja, na internet, e com login e senha eles poderão ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento.

  1. Entrega/Consulta

Agora é só disponibilizar os documentos para quem precisa deles. O acervo digitalizado é entregue em um sistema de consulta, como por exemplo um software de gestão eletrônica de documentos, ou em mídias (pendrives, CDs e DVDs) ou HD externo.

Por fim, você precisa decidir o que será feito com os documentos físicos que foram digitalizados. Eles serão devolvidos ao arquivo ou destruídos? Para isso, eu recomendo que você consulte a Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Ela  é fundamental para gerenciar o acervo documental passivo, corrente e futuro. Nela consta o mapeamento dos tipos documentais existentes nas empresas, assim você terá informações relacionadas à necessidade e ao tempo de guarda, baseadas em requisitos legais. Falaremos mais sobre a Tabela de Temporalidade em um próximo artigo.

Estas dicas vão te ajudar a fazer a digitalização da melhor maneira possível, para que você entregue valor ao seu cliente, ou para que sua própria empresa se beneficie desta tecnologia.

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