Como aplicar o 5S no seu computador?
20 de março de 2017 No Comments Organização,Produtividade,Qualidade Cauê Bampi

A técnica 5S foi criada no Japão, durante a reconstrução do país após a segunda guerra mundial, e consiste em aplicar práticas e conceitos de organização para melhoria dos processos executados no dia a dia, levando ao aumento da produtividade e da qualidade da organização. O que muita gente não sabe é que o 5S pode, e deve, ser aplicado em qualquer lugar, inclusive nos computadores.

Sabe aquela área de trabalho cheia de pastas e arquivos soltos? Aquele documento que você nem sabe onde está? E quando vai usar a busca, nem lembra qual era o nome? Pois é, tenho algumas dicas para aplicar o 5S no seu computador para que você aprimore os sensos de utilização, ordenação, limpeza, saúde, autodisciplina e torne o seu computador mais ágil, mais seguro e principalmente, para que você fique mais rápido!

Senso de Utilização

A aplicação do senso de utilização consiste na verificação do que realmente vamos utilizar, separando isso do que não é útil. Essa verificação deve ser feita tanto no seu computador quanto em HDs externos, pendrives, e-mails, cartões de memórias e outras mídias que você utiliza frequentemente conectadas à sua máquina.

Para aplicar esse senso, você vai olhar para cada documento e software instalado no seu computador e fará as seguintes perguntas:

  • – Eu ainda uso esse arquivo? Eu usei nos últimos 6 meses (ou último ano)?
  • – Eu uso todos os softwares que estão instalados no meu computador? Eu usei nos últimos 6 meses?
  • – Eu realmente preciso desse arquivo para algo? Se sim, para o que?

 

Se as respostas para essas perguntas forem “NÃO”, você provavelmente poderá apagar esses documentos. Você perceberá também que existirão arquivos que não são necessariamente seus, pois não fazem sentido para você, talvez você esteja guardando porque alguém pediu. Converse com as pessoas que enviaram esses documentos para você e valide o destino apropriado para eles, seja guardar, excluir ou manter. O importante é deixar seu ambiente com apenas aquilo que você realmente irá utilizar, aquilo que você identificar que deve guardar deve estar em um local seguro e apropriado, longe do ambiente em que você executa o trabalho para evitar distrações.

Senso de Ordenação

A aplicação do senso de ordenação melhorará a forma que o ambiente está organizado, deixando os arquivos categorizados e mais fáceis de serem encontrados.

Para aplicar esse senso, você pode:

  • – Ordenar os arquivos, documentos e programas de acordo com a importância e utilização;
  • – Separar os seus documentos e arquivos em níveis (pastas e subpastas), categorizando por assunto, cliente ou conteúdo;
  • – Sempre que for criar uma nova pasta, evitar a duplicidade de assuntos ou categorias;
  • – Estabelecer uma periodicidade para revisar seus arquivos e pastas, recomendo que seja semanalmente.

Senso de Limpeza

A aplicação do senso de limpeza consiste não apenas em aprender a limpar o seu ambiente, mas também evitar a sujeira. No seu computador, você pode fazer isso da seguinte forma:

  • – Evitando a utilização de papel e de impressões desnecessárias, utilize documentos digitais sempre que puder;
  • – Evitando o acúmulo de sujeira em seu computador, impressora e periféricos, e lembre-se, sujeira é tudo o que é inútil;
  • – Evitando a utilização exagerada de papéis, lembretes e adesivos na tela do seu computador, busque maneiras mais inteligentes de fazer anotações;
  • – Utilizando um fundo de tela com cores ou imagens neutras, mais minimalistas, que não dificultem a visualização dos ícones na área de trabalho. Veja esse exemplo de papel de parede que estou disponibilizando para você usar na sua máquina:

 

Baixe o wallpaper!

Senso de Saúde

O senso de saúde se aplica às condições de trabalho e à padronização de práticas saudáveis. Na utilização dos 5Ss nos computadores, você pode fazer isso mantendo:

  • – O monitor na altura do seu campo de visão e, sempre que possível, fazer pausas para descansar vista por alguns segundos;
  • – O teclado e mouse na altura dos seus cotovelos, evitando complicações futuras como inflamações nos ombros, cotovelos e punhos;
  • – Os pés apoiados no chão ou em suportes;
  • – Uma iluminação adequada, evitando reflexos em sua tela.

Senso de Autodisciplina

O senso da autodisciplina consiste na aplicação dos outros sensos e em assumir a responsabilidade de seguir os padrões, praticando os outros sensos e se policiando para garantir a qualidade nos seus processos.

No seu computador e nas suas ações, tenha como rotina diária ou semanal aplicar todos os sensos, revisando periodicamente o que pode ser melhorado e executando as ações que tornam o ambiente de trabalho mais agradável e saudável para que você desenvolva seu trabalho da melhor forma possível.

Por que eu deveria começar a aplicar os 5s no meu computador hoje?

Além de tornar seu ambiente mais adequado para qualquer tipo de trabalho, você conseguirá:

  • – Liberar espaço no seu computador e mídias;
  • – Eliminar informação desnecessária;
  • – Melhorar a performance da sua máquina, pois ao eliminar arquivos e softwares desnecessários seu computador ficará mais ágil;
  • – Ter mais conforto e qualidade de vida ao aplicar o senso da saúde, preservando sua postura e visão;
  • – Ter ganho de tempo e de produtividade ao manter o ambiente organizado, tornando mais fácil e rápido encontrar os seus arquivos, documentos e aplicações;

 

A aplicação da técnica 5S no seu computador deve ser implantada o quanto antes. É a forma mais rápida de organizar e otimizar os seus processos e o acesso aos seus documentos por meio do seu computador.

Existem outras formas de melhorar o processo de organização de documentos, uma delas é a utilização de softwares que ajudam no gerenciamento eletrônico de documentos de maneira organizada e que tornam mais fácil o acesso aos arquivos importantes da sua empresa.

A utilização de sistemas com interface simples, mantendo as informações organizadas, contribui para a execução de um trabalho bem feito. Quer saber mais sobre organização de documentos? Leia mais artigos do Blog do Documento!

 

*Artigo publicado primeiramente no Blog da Qualidade.

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Sobre o autor
Cauê Bampi Analista de Implantação e Suporte na Digitaldoc.

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