Bons motivos para organizar os arquivos da empresa
21 de fevereiro de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Produtividade Michele Regina Neinas

Seja qual for o ramo de atuação e o porte da sua empresa, a organização de arquivos documentais é fundamental para a rotina e fluidez do trabalho. Colocar uma montanha de documentos empresariais em ordem não é uma tarefa fácil, mas ao final do processo o trabalho será recompensador. Neste post vamos tirar algumas dúvidas de como organizar arquivos é parte essencial da produtividade do seu negócio, acompanhe.

Pare e relembre: Na sua empresa já aconteceu de você ou um colega passarem horas procurando uma informação? Ou perderem alguma oportunidade de negócio por isso? Ou até mesmo não foi possível encontrar de jeito nenhum um documento e acabarem se dando conta de que ele sumiu? Isso é bem comum, até mais do que se imagina.

Um bom exemplo é que hoje, de acordo com pesquisa da multinacional Wolters Kluwer Prosoft, realizada com 2,1 mil escritórios de contabilidade de todo o País, registrou que 81,1% precisaram retificar as declarações do imposto de renda, por problemas na documentação de seus clientes, sendo que em 52,6% dos casos, o motivo é a falta de documentos.

Logo, neste caso, a orientação é organizar e separar os documentos necessários ao longo do ano, para que não haja omissão de nenhum dado relativo ao patrimônio ou à movimentação financeira.

São muitos os benefícios que se obtém ao organizar o volume intenso de documentos gerados diariamente nas empresas. Listamos alguns:

Vantagens ao optar por organizar documentos em sistemas de gerenciamento eletrônico

1- Preservação e segurança dos documentos – Dê permissões de acesso aos usuários, conforme suas atribuições.
2- Agilidade para localizar informações – Acesso aos documentos importantes em qualquer lugar, a qualquer momento.
3- Eliminação de documentos desnecessários – Elimine até 90% do espaço físico gasto com documentos.
4- Sistema com identificação e indexação eficientes – Realize o cadastro dos documentos de forma intuitiva e rápida.
5- Redução de custos vindos da perda ou extravio de documentos – Os arquivos estarão disponíveis para consulta em meio eletrônico.
6- Padronização das informações e métodos de arquivamento – Centralização dos documentos e informações em uma única base.

Por onde começar a organizar os arquivos de sua empresa?

Organize o acervo documental da empresa, fazendo uma triagem do que ainda é útil ou pode ser eliminado. Não se apavore com a imensa quantidade de documentos para organizar.

Busque um software de gerenciamento eletrônico de documentos que lhe ofereça um projeto personalizado para as necessidades de sua empresa. Na Digitaldoc é possível gerar soluções que atendam com excelência às peculiaridades da sua demanda, procedendo com a instalação do GED Digitaldoc, que permite pesquisar e localizar os seus documentos com facilidade e rapidez.

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