Como a organização aumenta o rendimento no trabalho
15 de fevereiro de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Produtividade Michele Regina Neinas

Independente do segmento de trabalho de uma empresa, a organização no ambiente deve ser uma constante. Afinal, o relógio não espera para que você recupere o tempo perdido, sendo importante renovar e adotar novos hábitos para dispor de produtividade o ano inteiro.Confira a seguir, algumas dicas básicas de organização para empresas que buscam agilidade nos processos e maior rendimento das equipes.

#1 Comece pela sua mesa

Encerre o dia deixando a sua mesa de trabalho organizada e preparada para que a produtividade seja eficiente desde o início, na manhã seguinte. Remova o acúmulo de papéis, lembretes e anotações que não serão mais usados. O que puder ser útil vale ser guardado em uma gaveta, por exemplo. Tenha o hábito de ter uma agenda ou caderno de anotações, isso garantirá que seus recados permaneçam anotados em um só lugar.

#2 Limpe os arquivos em excesso no computador

Em seguida, aproveite para lidar com os arquivos e ícones dispensáveis do seu computador. No desktop, procure deixar o mínimo possível de arquivos: isso torna a inicialização do sistema mais ágil e contribui para organização do ambiente do seu computador.

Uma alternativa é fazer um backup desses arquivos pouco utilizados e guardá-los em um HD externo, porém, nesse caso, a segurança dos dados não estará garantida. A melhor opção, sem dúvidas, é o armazenamento em nuvem. Assim, sempre que necessitar dos arquivos, você poderá acessá-los e compartilhá-los de qualquer lugar, a qualquer hora.

 #3 Priorize as tarefas e resolva um problema por vez

Com o seu ambiente de trabalho organizado, é hora de focar nas tarefas. Para isso, comece listando tudo o que você precisa fazer e o que pode delegar. Em seguida, priorize as tarefas mais urgentes e trabalhe na solução delas.

Este é um hábito, inclusive, que se popularizou com o ex-presidente dos Estados Unidos, Eisenhower, e ganhou até mesmo o nome dele: Matriz de Eisenhower.

Para evitar aquela sensação no final do expediente de que faltou tempo para tanta coisa e que a produtividade não foi alta, a técnica consiste em dividir o dia entre tarefas urgentes e importantes.

Assim, comece a resolver problemas urgentes, seguindo para o que é importante, mas não urgente, até chegar às tarefas menos impactantes na sua rotina.

Uma outra dica válida, é a técnica Pomodoro – método de gerenciamento de tempo. Na prática, a Técnica Pomodoro consiste em trabalhar por blocos de tempo. Cada pomodoro tem 25 minutos, durante os quais você tem que trabalhar em uma única tarefa, sem interrupções. No fim de cada pomodoro, você deve fazer uma pausa de 5 minutos. A cada quatro pomodori (plural de pomodoro), você deve fazer uma pausa maior, de 30 minutos. Os objetivos almejados:

  • – Aumentar sua concentração
  • – Aumentar sua produtividade
  • – Diminuir as interrupções
  • – Aprender quanto tempo você demora em cada tarefa
  • – Aliviar sua ansiedade

Mas para que você consiga cumprir com as atividades organizadas dessa forma, é preciso fazer uma coisa de cada vez. Dedique-se a uma tarefa do seu início ao fim: dessa forma, a sua produtividade vai aumentar e, consequentemente, os seus resultados no trabalho.

#4 Organize os documentos digitalmente

Uma das causadoras da improdutividade é o volume estratosférico de papéis sobre mesas e armários. Por isso, adote soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, promovendo a organização do acervo documental e ainda eliminação de muitos deles, sem grandes esforços.

Quando adotado, os documentos passam a estar presentes na empresa de maneira digital, em um sistema integrado em que seus colaboradores podem acessar, editar as informações e compartilhar os arquivos com mais segurança, sem a necessidade de imprimí-los. Um sistema GED traz mobilidade, agilidade, produtividade e organização para empresas em uma mesma solução!

#5 Organização para empresas com planejamento

Priorizar tarefas e definir prazos são ações que ajudam no dia a dia corporativo. A dica matadora de organização para empresas é o planejamento: ele serve como um norte a ser seguido e ainda, minimiza imprevistos que podem, inclusive, prejudicar as finanças do negócio.

Para isso, estabeleça metas, trace cada etapa para o cumprimento delas e analise todo o seu ramo de atuação, identificando oportunidades, desafios e carências que podem dificultar o desenvolvimento do seu negócio.

 

E então, quais dessas dicas de organização você já adota na sua rotina corporativa? Conte pra gente pelos comentários e até a próxima. 

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