Tendências para gestão de documentos em 2017
25 de janeiro de 2017 No Comments Gestão de Documentos,Inovação Michele Regina Neinas

A tecnologia vem transformando a vida das pessoas e mudando a forma como elas interagem entre si, tanto na vida pessoal como no meio profissional – por exemplo,
as chances de você estar lendo este artigo em um dispositivo móvel são enormes. As empresas não só precisam estar prontas para receber tais tendências tecnológicas, como também se beneficiar delas, garantindo lucratividade e maior produtividade dos seus times.

Mas você já deve ter ouvido falar de tudo isso, certo? A intenção desse artigo é mostrar tendências de tecnologia voltadas para a gestão de documentos, que já têm exemplos práticos no mercado e que impactarão todo o mercado nos próximos 12 meses. Vamos a elas?

Armazenamento em Nuvem

Algumas empresas ainda estão relutantes, mas mesmo assim, o uso da computação em nuvem é uma solução cada vez mais adotada. Ela permite o acesso aos documentos da empresa a qualquer momento, em qualquer lugar e de qualquer dispositivo: você só precisa de uma conexão com a Internet. Para maiores informações sobre a segurança em armazenar sua documentação em nuvem, leia o artigo Computação em nuvem: Perca o medo!

Dispositivos Móveis

Os profissionais estão cada vez mais em viagens de negócios ou em trânsito visitando seus clientes. Daí a importância dos dispositivos móveis. Quando se faz uso de um sistema GED, é possível acessar aos documentos diretamente do smartphone.

Assinatura Digital

É a tendência forte para este ano, já atendendo normas e leis de validação de documentos digitalizados ou digitais. É uma modalidade de assinatura eletrônica, que resulta de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia assimétrica, possibilitando verificar com segurança e a origem. A assinatura digital atribui ao documento eletrônico a autenticidade (identificação da autoria), a integridade (imutabilidade lógica de seu conteúdo) e o não-repúdio.

De acordo com o art. 10, da MP 2.200-2, “consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória”. No § 1º consta que “as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131, da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil”.

Assim, com a edição da referida Medida Provisória, os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o uso de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que os documentos escritos com assinaturas autografadas.

Colaboração entre a equipe de trabalho

A falta de comunicação no local de trabalho pode levar a erros, como trabalhar com documentos errados, desatualizados ou refazer o trabalho desnecessariamente. Portanto, as ferramentas de gestão eletrônica de documentos precisam de recursos que promovam a comunicação entre funcionários, facilitem o compartilhamento de documentos e processos de revisão, por exemplo. O trabalho em equipe bem executado é a chave para garantir a qualidade dos projetos de uma empresa.

Mapeamento de necessidades 

A implantação do software para gestão de documentos da empresa precisa ser configurado de acordo com o mapeamento das necessidades diárias da empresa. Importante observar o desempenho e crescimento do acervo documental da empresa para garantir que no futuro o software atenda as novas demandas.

Siga as Tendências

Por fim, é importante estabelecer uma estratégia de gestão de documentos para 2017, a fim de manter sua empresa eficiente e competitiva. Isto irá melhorar a produtividade dos times, facilitará a comunicação e permitirá o acesso instantâneo a informações atualizadas para todos os colaboradores da empresa. Estar ciente da importância de seus documentos para sua organização ao certificar-se de que você usa as melhores ferramentas para controlar seus documentos é um compromisso importante para prosperidade de seu negócio.

Se você deseja iniciar o ano de 2017 organizando seu acervo documental e quer maiores informações sobre o assunto, acesse nosso site www.digitaldoc.com.br e conheça as soluções em gestão eletrônica de documentos.

 

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