Como compartilhar documentos com segurança?
18 de janeiro de 2017 No Comments Gestão de Documentos Luciano Simon

Em todas as empresas existem diversos tipos de documentos, onde os funcionários precisam ter acesso e utilizá-los no dia a dia corporativo. Hoje em dia, é comum que um setor tenha que compartilhar um documento com outro, mas como garantir a integridade dele? Como compartilhar documentos com segurança? Sabemos que não é simples ter um controle de acesso aos documentos, pois podem ser extraviados ou deteriorados, prejudicando a segurança das informações contidas nos mesmos.

Dado como exemplo, o fato que ocorreu há alguns dias atrás, onde foram publicados acidentalmente no Twitter “Portal do Brasil” um documento do Google Drive contendo todas as senhas das redes sociais do Governo Federal.

Mas aí vem a pergunta: como garantir que o processo de compartilhar informações e documentos importantes da empresa com toda a equipe, ocorra de maneira segura e sem grandes problemas? Preparamos neste post, algumas dicas sobre como compartilhar documentos de forma segura. Acompanhe:

Como compartilhar documentos físicos

Os documentos físicos correm sempre um risco maior de perder sua integridade, seja pelo acesso de alguém que não teria autorização para tanto, ou por serem guardados em uma sala com vários arquivos de aço, sem nenhuma proteção, o que os deixa sujeitos a vários fatores que podem comprometê-los, tanto pela ação humana como ação do tempo. Diante disso, fica a dúvida: como compartilhar documentos com segurança, contornando alguns dos diversos riscos?

Mantenha seu ambiente de arquivo controlado por apenas uma pessoa. Quando alguém precisar de algum documento, uma cópia dele deve ser entregue, que pode ser autenticada, ou não, de forma que o original permaneça no devido local, o que reduz os riscos de danos a ele.

Outra dica muito útil é manter o documento em um local que não tenha muito movimento e sempre bem organizado, com tudo no seu devido lugar.

Como compartilhar documentos eletrônicos

Atualmente, existem diversas ferramentas que podem ajudar a rotina corporativa, como a Gestão Eletrônica de Documentos.  Ela surgiu em 1990 com uma ideia de um escritório sem papéis, e, de lá para cá, vem crescendo cada vez mais a busca por essa tecnologia que se destaca pelos seus benefícios, agilidade e segurança!

Com a GED, é possível ter segurança no compartilhamento de qualquer documento, de forma com que ele não seja modificado. Todo o gerenciamento é feito por um software intuitivo e com diversas opções disponíveis.

Quer conhecer um pouco mais sobre essa tecnologia tão abrangente no mercado? Entre em contato conosco e confira mais dicas de gestão de documentos no Blog do Documento.

 

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