Gestão documental: destinação de arquivos corrente, intermediário e permanente
4 de janeiro de 2017 No Comments Gestão de Documentos Silvane Gass

Este é o primeiro de uma série de artigos em que vamos tratar dos vários aspectos da gestão documental, classificação, fases da vida documental de um arquivo (corrente, intermediário e permanente), quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo, quais podem ser eliminados baseados na tabela de temporalidade e em outras normas arquivísticas. Além desses pontos, vamos falar sobre a melhor forma de armazenar e disponibilizar estes documentos para facilitar a vida de quem os usa no dia a dia.

A gestão documental é um assunto muito amplo, então, para começar, é preciso entender os conceitos envolvendo arquivo corrente, intermediário e permanente e a melhor destinação para os mesmos. Acompanhe.

Arquivos corrente, intermediário e permanente

No dia a dia de uma empresa, um documento, geralmente, passa por três importantes momentos na gestão documental, que determinam o destino dele: produção, utilização e avaliação.

De acordo com cada fase na qual o documento se encontra em sua vida documental ou conforme a frequência de utilização, geralmente tem-se a seguinte destinação em uma organização:

Arquivos correntes – são documentos em curso, de uso frequente e exclusivo da fonte geradora. “Também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados”. (Tecnologis). Estes documentos são de ‘valor primário’, ou seja, têm por objetivo atender às finalidades de sua criação.

Arquivos intermediários -neste momento, os documentos não estão mais sendo usados frequentemente na rotina de trabalho na organização. Portanto, cada tipo deve ser guardado temporariamente durante o período estabelecido pelas normas do CONARQ. Depois deste período, os documentos podem ser eliminados ou guardados definitivamente, conforme as regras, ou conceituados como o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.” (Tecnologis).

Arquivos permanentes -são arquivos que ‘perderam’ seu valor administrativo, ou seja, não são mais utilizados rotineiramente, mas devem ser mantidos para fins de prova, informação e pesquisa. Estes arquivos são de ‘valor secundário’, ou seja, “referem-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. Eles passam a ser considerados fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração”(FESPSP), por isso é muito importante armazená-los de uma forma adequada e segura para que não se perca a informação e seja possível encontrá-la facilmente.

Gestão documental com armazenamento eletrônico

Geralmente, os arquivos intermediários ou permanentes são guardados fisicamente em uma sala do arquivo. No entanto, esse acúmulo de papel gera custos adicionais de manipulação e armazenamento, transtornos e desperdício de tempo quando é preciso localizá-los, sem falar que documentos podem ser extraviados ou até mesmo perdidos por conta de desastres naturais.

Para evitar estes transtornos, as seguintes soluções de gestão documental são muito interessantes e já foram adotadas por várias empresas:

1- Guardar fisicamente apenas documentos que têm obrigatoriedade de armazenamento e conforme a periodicidade definida pelos órgãos responsáveis (trataremos dessas duas situações em outros posts).

2- Digitalizar, armazenar e gerenciar eletronicamente os documentos. Essa é uma forma mais segura e garante que a informação não vá se perder nem deteriorar a ponto de não ser mais possível a sua recuperação.

E aí na sua empresa, como é feita a gestão documental? Compartilhe conosco e até a próxima.

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