Gestão de documentos: você está pronto para 2017?
29 de dezembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos,Produtividade,Segurança Sonia Capelini

As férias estão chegando e com elas, as preocupações de como fazer a transição de toda a documentação para o ano de 2017 que bate a nossa porta. Geralmente, guardamos muito mais documentos do que realmente precisamos. A dúvida é, será preciso mesmo guardar tantos documentos? Quais comprovantes são necessários manter e como fazer isso com propriedade? Acompanhe o artigo de hoje, sobre gestão de documentos, e tenha um começo de ano mais organizado.

Como lidar com a documentação já existente?

Quando um novo ano inicia, tudo precisa ser revisto, inclusive aquelas questões chatas e burocráticas sobre a gestão de documentos: separar documentação para declaração de imposto de renda, programar férias dos colaboradores, escola para os filhos, cursos que você quer realizar e por aí vai.

Tudo isto envolve documentos. Tudo está relacionado ao papel, e a forma como você interage com ele pode fazer seus dias mais produtivos.

Os backups também se tornam importantes neste momento, é preciso mantê-los atualizados e em lugar seguro. A documentação física relativa ao ano de 2016 deve ser organizada de forma que o ano novo se inicie com tudo em ordem. Para se fazer uma boa gestão dos documentos se faz necessário  juntar toda esta papelada e avaliar o que pode ser eliminado e o que precisa de guarda.

Mantenha apenas aqueles documentos que realmente serão utilizados para algum fim, como por exemplo: comprovantes de recolhimento de impostos, de mensalidades, consultas médicas, holerites, extratos bancários, pagamentos de taxas.

Como fazer esta transição com segurança e agilidade?

Na realidade, tudo parece difícil quando é necessário fazer este processo da gestão de documentos manualmente. Então como fazer esta tarefa parecer mais agradável? Algumas ações podem facilitar esta transição.

A primeira regra é rever todos os pagamentos realizados durante o ano e organizá-los. Se você tem estes documentos em pastas e separados por ano, é muito importante verificar se todos os meses estão realmente arquivados. Caso você tenha estes documentos de forma eletrônica, isto deverá facilitar esta tarefa, mas a conferência também se faz necessária.

Considere os prazos previstos na gestão de documentos

organização na gestão de documentos é fundamental para não perder prazos e pagar multas e, também, para manter todo seu histórico em ordem. Isto vai, com certeza, auxiliar nas atividades previstas para o próximo exercício.

No final do ano letivo, começam as matrículas escolares, e, com elas, as preocupações de reunir documentos, escolher turno das aulas, cursos novos a serem realizados e atividades extracurriculares. Dentre os documentos necessários para preparar para realizar a matrícula sem maiores complicações estão o comprovante de residência, fotos, e documentos pessoais.

Outros documentos que merecem certo cuidado são aqueles que você tem em meio digital. Procure fazer um backup de todo arquivo digital que existe no seu computador. Isso é imprescindível para a segurança destas informações.

Seguindo algumas regras de organização e de gestão de documentos, sendo você pessoa física ou jurídica, poderá ter muito mais agilidade no cotidiano ou no trabalho, pois ganhará muito mais tempo para se dedicar às tarefas mais importantes. Todo cuidado é de extrema importância e fundamental para preservação documental.

Se você também se preocupa com a sua documentação antes de sair de férias, compartilhe suas experiências conosco. Entre em contato com um de nossos consultores e até a próxima.

 

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