Soluções de GED se aplicam a todos os tipos de empresa?
26 de dezembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos Michele Regina Neinas

Que a Gestão Eletrônica de documentos chegou para ficar, isso não é mais novidade para os empreendedores. O que pode ter um frescor para os empresários antenados nas últimas tendências em tecnologia é que as soluções de GED são aplicáveis para todos os tipos de empresas e possuem um investimento pequeno comparado ao retorno e benefícios que apresentam.

Os portes e segmentos das empresas podem variar, pois a Gestão Eletrônica de Documentos é um sistema altamente versátil, capaz de atender a demandas de todos os tipos, objetivos e resultados. Isso sem falar que o volume de documentos físicos e a necessidade por agilidade não são caprichos de empresas de grande porte, e sim de empresas que buscam organização e segurança para seu acervo.

Que tal conferir no post de hoje, as várias soluções propostas pela GED em todos os tipos de empresa, visando uma melhora de produtividade? Acompanhe.

Por que adotar GED na sua empresa?

Pequenas e médias empresas batalham, diariamente, contra medidas improdutivas que vão, aos poucos, dominando a rotina, como a desorganização no volume de documentos.

Isso sem falar nos prazos apertados, o extravio de arquivos, no documento que se encontra em outra filial. Tudo isso impacta, diretamente, na produtividade de qualquer tipo de empresa e, com uma solução em GED, o foco passa a ser agilidade e organização.

Mas não apenas isso: uma solução em GED pode abranger muitas outras etapas específicas da sua realidade, como a captura, segurança, recuperação e armazenamento de informações. Tudo de maneira automatizada e simplificada, fazendo com que o trabalho manual seja reduzido, mas ainda crucial para o desenvolvimento de cada projeto da sua empresa.

Principais etapas de uma solução GED:

  • Com uma solução GED o armazenamento de documentos na nuvem será uma premissa:
  • – Será necessário realizar a digitalização de documentos físicos;
  • – O software contempla o acesso, edição e compartilhamento de um arquivo, ao mesmo tempo, e por diferentes usuários;
  • – Outras funcionalidades podem contribuir com empresas de todos os portes e segmentos, como o controle de acesso, busca por palavras contidas no documento, vencimentos para os documentos, e ainda é possível criar um fluxo permitindo autorização do administrador para revisões e volta do documento ao sistema. Tudo isso, é claro, de acordo com o fornecedor de GED escolhido.

Soluções para todos os tipos de empresas

Como vimos, algumas das principais características já são, por si só, versáteis, o que oferece aos empreendedores a possibilidade de moldá-las de acordo com as necessidades e objetivos de cada empresa.

Por isso, relacionamos, logo abaixo, as principais funcionalidades da GED na prática.

#1 Facilidade na busca e reposição de documentos

Sabe a frequente perda de documentos, que ocasiona verdadeiras dores de cabeça? Com um software de GED, tais riscos são minimizados, da mesma maneira que todo o volume de sua propriedade intelectual fica em um local seguro, digital e acessível somente por quem possui permissão para tal.

Ou seja: informações facilitadas de onde você estiver, a qualquer hora, cujas permissões de acesso são controlados por você.

#2 Acessibilidade remota

Como complemento ao tópico anterior, vamos explorar, na prática, a facilidade de dispor de um sistema de GED, a começar pela possibilidade de acessar qualquer documento por meio do celular, tablet ou qualquer outro dispositivo móvel.

Assim, é possível alocar a sua equipe em outros lugares sem prejudicar a harmonia dos processos, por exemplo. Há como integrar mais áreas correlacionadas e, inclusive, permitir o home office.

#3 Maior produtividade em menos tempo

Indiscutivelmente, um dos grandes trunfos da Gestão Eletrônica de Documentos, e que se aplica a qualquer tipo de empresa, é o aumento de produtividade sem sacrificar o tempo dos colaboradores.

Basta imaginar a seguinte situação: um documento usado há alguns meses, ou anos, é necessário, novamente, para uma simples conferência de dados. Com um software de GED, a informação vai estar na tela do seu computador em instantes, demandando pouquíssimo tempo de busca e de pesquisa.

Mais produtividade com o mesmo tempo de trabalho e um investimento acessível, já que a GED é uma realidade que chegou para ficar, não sendo, apenas, uma solução passageira.

Como deu para perceber, todas as funcionalidades apresentadas podem ser adaptadas para a realidade de qualquer negócio: desde micro à grandes empresas, de todos os segmentos. Vale a pena se inteirar sobre a melhor solução de GED para o seu empreendimento!

Ainda precisa de mais motivos para investir em GED e se convencer de que esta é uma solução aplicável para todos os tipos de empresa? Então, entre em contato com a Digitaldoc, e conheça nossas soluções personalizadas para o seu negócio!

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