5 dicas de alguém que já perdeu documentos
22 de dezembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos Michele Regina Neinas

A transição da documentação física para um processo de qualidade e organização como a gestão eletrônica de documentos, pode ser desafiadora e gerar transtornos em vários setores da empresa. Afinal de contas, existem inúmeras transformações que acompanham esse processo.

Mas, uma das principais delas é a redução completa na perda de documentos, uma verdadeira dor de cabeça, bem comum entre empresas de todos os portes e segmentos de atuação.

Por isso, no post de hoje, baseado em experiências de empresas parceiras, preparamos uma lista com 5 coisas que só quem já perdeu documentos pode ensinar. Confira!

1. A falsa sensação de segurança é real

O excesso de confiança, quando nos sentimos à vontade com a rotina, é natural — da mesma maneira que é a perda de documentos, nesses casos. Afinal de contas, quando achamos conhecer tudo ao nosso redor, bem como onde está tudo aquilo que necessitamos, sentimos o impacto tardiamente.

Com a gestão eletrônica de documentos, entretanto, não há necessidade de passar por nenhum problema de falta de segurança: toda a sua propriedade intelectual estará, sim, no seu devido lugar, facilmente acessível, editável e com compartilhamento facilitado.

Dessa maneira, o local de trabalho fica mais organizada e os processos mais agilizados, sem que se perca tempo precioso na procura de uma documentação específica entre tantos outros arquivos.

2. Informação decentralizada prejudica o bom andamento da empresa

Sempre achamos que temos os nossos documentos à mão. Até que eles deixam de estar e não sabemos para onde eles foram, ou em que arquivo ou computador estão salvos.

Por isso, ao adquirir um sistema de gestão eletrônica de documentos, você garante que todos os itens fiquem ao seu alcance, e o melhor de tudo, sem que seja preciso estar fisicamente na empresa para acessá-los.

Afinal de contas, com o armazenamento digital na nuvem é possível acessar a informação desejada de onde quiser e a qualquer hora.

3. O trabalho para recuperar um documento perdido é enorme

Se você já perdeu algum documento que continha assinaturas de diversas pessoas, por exemplo, deve sentir arrepios só de relembrar a situação.

Principalmente, ao levar em conta o tempo gasto para ir atrás dos responsáveis por cada assinatura novamente, o que obstrui toda a harmonia processual, bem como os prazos inicialmente acordados.

Para evitar que esse transtorno vire o assunto da empresa, convém idealizar uma solução de GED com assinatura eletrônica, adaptável à realidade do seu negócio. Assim, todos os processos fluem em um ambiente virtual, sem riscos de extraviar documentos e com a certeza de que o tempo produtivo será ainda maior.

4. As mudanças começam com mais disciplina e controle

Tendemos a ouvir a voz da razão quando ocorrem alguns sustos, como a perda de documentos mencionada no tópico anterior.

Nesses casos, vale se apoiar no clichê de que nunca é tarde para remediar novas frustrações.

Organizar a papelada é o primeiro passo, bem como o monitoramento dos principais documentos — algo que vai sendo menos necessário, com o tempo, após a implantação de um sistema de gestão eletrônica de documentos na empresa.

5. A gestão eletrônica de documentos minimiza os riscos

Como deu para perceber, a perda de documentos é frequente quando não existe um padrão de organização. Portanto, para evitar cada um dos percalços que listamos, vale a pena conhecer as soluções que as empresas especialistas em gestão eletrônica de documentos têm a oferecer.

Dessa maneira, não vão faltar benefícios para o dia a dia corporativo — até mesmo para vencer a natural resistência dos colaboradores diante de mudanças, que tendem a reduzir as barreiras na medida em que as vantagens do sistema ultrapassam as incertezas iniciais.

E então, você acha que essas lições podem ser aplicáveis à rotina da sua empresa e que já é hora de buscar uma solução definitiva para esse percalço burocrático e facilmente contornável?

Entre em contato conosco e conheça as soluções personalizadas para a sua realidade em gestão eletrônica de documentos.

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