A gestão de documentos se aplica ao meu negócio?
16 de dezembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos Silvane Gass

Talvez você já tenha se questionado se a gestão de documentos se aplica ao seu segmento de negócio ou até mesmo duvidado se vale a pena implantar GED na sua empresa devido ao tipo de negócio que atua.

A verdade é que, independente do segmento, todas as empresas geram documentos ao longo do expediente, desde a sua fundação. O que acontece é que de início não se percebe tanto a necessidade de ter uma boa gestão dos documentos, mas a empresa vai crescendo e logo se depara com dificuldades, como por exemplo demora para localizar um arquivo e pouco espaço físico para armazenar os mesmos.

É claro que cada segmento vai se beneficiar de formas diferentes e resolver problemas específicos, mas é um fato incontestável que a gestão de documentos está se tornando essencial no ambiente corporativo pois tem evitado o desperdício de tempo, diminuído custos, a documentação fica centralizada e organizada resultando em agilidade e maior produtividade.

Portanto a gestão de documentos se aplica a qualquer segmento, sendo em alguns bem evidente. O primeiro passo é identificar a solução de GED mais adequada para o seu negócio e que realmente vai resolver o seu problema!

Benefícios para cada segmento

Abaixo vamos citar alguns segmentos que já ajudamos com a gestão de documentos, no entanto como já mencionado, qualquer segmento de negócio pode se beneficiar.

Prefeituras e Câmaras de Vereadores (setor público): tanto as prefeituras como as câmaras geralmente tem um acervo muito grande de leis, decretos, portarias e outros. É feita a digitalização e depois disponibilizado para consulta internamente e também disponibilizado na Web para acesso ao cidadão. Assim, eliminou-se a grande dificuldade de encontrar uma lei ou documento antigo. Dessa forma a prefeitura atende a lei da transparência por disponibilizar determinados documentos na web para o cidadão.

Imobiliárias: um dos departamentos que mais gera documentos nas imobiliárias é o de locações, sendo que todo o arquivo físico pode ser digitalizado organizando a documentação e liberando espaço físico, eliminando gastos com cópias desnecessárias, e ainda deixar a equipe muito mais ágil para encontrar os documentos do locador, locatário e dos imóveis.

Hospitais: este segmento é realmente beneficiado pois os médicos e enfermeiros tem o prontuário completo dos pacientes em mãos de forma rápida, sempre que precisam. Os hospitais tem muito mais controle e agilidade, principalmente na Ouvidoria, pois a maioria dos prontuários estão armazenados e disponíveis eletronicamente, sem a necessidade de contato com o documento físico. Isso garante a segurança do mesmo.

Associações de Classe: um grande benefício da gestão de documentos para um cliente associação foi ter em mãos todos os documentos necessários para fazer a prestação de contas nas assembleias anuais. Além disso, digitalizar e centralizar os documentos agilizou a busca por documentos relacionados a causas trabalhistas — antes era muito demorado localizar toda essa papelada. Encontrar toda documentação dos associados ficou muito mais rápido.

A digitalização do arquivo também pode liberar um espaço físico precioso pois muitos papéis poderiam ser descartados. Também reduziu-se gastos com cópias desnecessárias.

No caso dos convênios, com a gestão de documentos é possível ter um cadastro único de empresas associadas. Manter esse cadastro atualizado agiliza na contratação de um convênio pelas empresas associadas pois não é necessário solicitar novamente toda a documentação do associado, o que demanda tempo e retrabalho.

Contabilidade: uma grande inovação na área da contabilidade foi poder disponibilizar para cada cliente a sua documentação. A cada mês todos os documentos de cada cliente são digitalizados e inseridos no sistema e o cliente tem acesso aos mesmos, o que agilizou muito a troca de informações e documentação entre a contabilidade e os seus clientes.

Documentos como folha de pagamento, guias de impostos, DARFs, SEFIP, GPS, notas fiscais, extratos, movimentos financeiros, documentos de funcionários, entre outros, estão disponíveis em um repositório específico para cada cliente.

Seguradoras e Corretoras: centralizar toda documentação em um único lugar agiliza a busca por documentos dos segurados e elimina gastos com cópias desnecessárias. Além disso a digitalização organiza os documentos e torna mais prática a gestão dos mesmos, sem falar que o armazenamento físico deixa a documentação exposta e sem segurança, o que não ocorre no ambiente eletrônico pois é feito o backup periodicamente e há o controle de acesso aos documentos.

Poderíamos citar vários outros segmentos e cases de sucesso, mas mesmo que nenhum destes seja o seu segmento de negócio, a maioria dos benefícios listados se aplicam a todas as organizações, inclusive a sua!

Avalie a gestão de documentos em sua empresa

Não deixe para depois! Faça agora uma análise da situação atual da gestão de documentos na sua empresa. Converse com alguns gestores de sua confiança para descobrir as dificuldades que eles enfrentam no dia a dia com documentos. Depois pode avaliar qual setor está mais crítico e começar por ele.

Se o seu acervo já está bem grande, comece pensando também em um planejamento para fazer a digitalização. Mas vale ressaltar que não é necessário esperar terminar a digitalização para começar a fazer a gestão de documentos que já são eletrônicos, inclusive, uma opção bem interessante também é começar por aí, centralizando esse tipo de documento em um único lugar, ou seja em um sistema próprio para gestão eletrônica de documentos.

Se você ainda não sabe muito bem por onde começar não deixe de falar com um de nossos especialistas que estão prontos para auxiliar neste tipo de situação, ou nos contate pelo chat ao vivo em nosso site.

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