Como saber o momento certo para implantar GED
9 de dezembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos,Produtividade Silvane Gass

Para uma empresa de grande porte é fácil identificar a necessidade de gerenciar seus documentos, visto que as dificuldades em lidar com o acervo já são enormes. Órgãos públicos tem a necessidade de organizar e disponibilizar publicamente os documentos da gestão. Mas em empresas menores, essa necessidade não fica tão clara. O problema existe, mas muitas vezes passa despercebido. É necessário um olho crítico para entender o momento certo para implantar GED (Gestão Eletrônica de Documentos) nessas organizações.

Sabemos que cada empresa tem cultura e necessidades distintas, em momentos diferentes, mas as 6 sugestões a seguir são válidas para todos e auxiliam no entendimento de quando iniciar o processo de implantação de GED.

Avalie o momento certo para implantar GED

1 — O primeiro ponto que devemos lembrar é que todas as organizações, a partir do início de sua existência, começam a gerar documentos. Então o fato é que cedo ou tarde você vai ter que fazer uma gestão adequada dos mesmos, pois eles são a sua base histórica e não podem ser eliminados, eles precisam estar armazenados e acessíveis. Quanto antes começar melhor! O ideal é que você comece a pensar nisso agora mesmo. Que tal colocar no seu planejamento estratégico do próximo ano!?

2 —  Sua empresa já possui uma sala específica para armazenar o acervo. Se este é o seu caso, está na hora de pensar em iniciar a gestão de documentos. O acervo só tende a crescer e vai ocupar espaço desnecessariamente e gerar custos futuros.

3 —  Já está ficando chato o trabalho de encontrar arquivos no acervo? Quanto tempo você demora para encontrar um documento? Isso tudo atrapalha a produtividade, gera stress e atrasa atividades.

4 — Documentos estão descentralizados e duplicados? Tem gastos com cópias desnecessárias? Está na hora de avaliar a necessidade de centralizar e organizar os documentos! É a melhor forma de evitar desperdício de tempo e gastos desnecessários.

5 — Faça uma análise de quantas vezes sua empresa já teve documentos importantes extraviados ou até mesmo perdidos. Se isso já ocorreu pelo menos 1 vez é hora de pensar em gestão de documentos! E se acontecer de perder um documento importante de um cliente ou da própria empresa?

O fato é que sem o cuidado necessário com o acervo físico, todos os colaboradores tem acesso a ele, pegam documentos para usar mas depois colocam em uma pasta errada ou em qualquer outro lugar, extraviando os mesmos. O transtorno para encontrar depois vai ser enorme. Ou pior ainda, pode acontecer de o documento simplesmente ‘sumir do mapa’, ninguém mais sabe o que aconteceu com ele.

E se você tem grande parte dos documentos em formato eletrônico, avalie também o item seguinte.

6 —  Todo o acervo documental da empresa está em apenas um computador. Com que frequência o backup é realizado e onde o mesmo é armazenado? Se os arquivos forem corrompidos ou seu HD queimar, você terá como recuperar os seus documentos?

É bom fazer uma análise dessa situação até porque não adianta fazer backup se o mesmo é transferido para um dispositivo que também não é seguro, como por exemplo, outro computador na sua empresa ou um HD externo. É por esse e outros motivos que o sistema de GED da Digitaldoc tem armazenamento na nuvem, garantindo assim a segurança total para nossos clientes.

Comece com um plano simples

Inicie com um plano simples, que se encaixe no seu orçamento atual, pois assim a sua empresa vai criar aos poucos a cultura de guardar informações eletronicamente. Você verá que a gestão de documentos não é cara e é um investimento para sua empresa!

Priorize um setor para iniciar. Não atropele as coisas. Dessa forma o trabalho flui de maneira mais assertiva, não gera acúmulo de tarefas e os arquivos são cadastrados da forma correta para facilitar a busca posteriormente. Depois disso será mais fácil continuar o trabalho em outros setores e o resultado final será realmente satisfatório.

A Digitaldoc possui planos que se encaixam no seu orçamento e podemos lhe ajudar realizando uma consultoria para que você faça a gestão dos documentos da forma que melhor atenda sua necessidade empresarial. Fale agora mesmo com um de nossos especialistas! Ou acesse diretamente o site www.digitaldoc.com.br e saiba mais.

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