Digitalizar documentos é caro: será mesmo?
2 de dezembro de 2016 No Comments Gestão de Documentos,Produtividade,Segurança,Sustentabilidade Nerisson Leonhart

Quanto mais as soluções de GED se popularizam, ganham espaço em diferentes segmentos do mercado e em empresas de todos os portes, mais dúvidas começam a despontar, como, por exemplo: digitalizar documentos é caro?

Em parte, esse tipo de dúvida gera uma ainda maior, que é a confusão entre praticar um investimento em uma solução em GED e uma simples fotocópia de documentos – que são atividades completamente diferentes.

Por isso, vamos explicar no post de hoje, um passo a passo do trabalho de digitalização de todo o seu volume de dados, para que não reste dúvidas a respeito das vantagens de adotar a Gestão Eletrônica de Documentos. Confira!

GED: uma solução mais eficiente e complexa

Se você também tem dúvidas se a digitalização de documentos exige alto investimento, entenda que ela representa uma etapa importante em toda modernização corporativa, visando mais agilidade e economia nos processos, mobilidade nos trâmites e cortes precisos e eficazes nos custos fixos da empresa.

Isso porque estamos falando de um processo que demanda uma organização impecável para que o volume de dados digitalizado permaneça facilmente acessível e ao alcance de quem precisar consultá-lo. Isso envolve um processo adequado de indexação.

Portanto, não se trata, apenas, de uma simples fotocópia que irá demandar unicamente o tempo de seus colaboradores. Ao optar pela digitalização de documentos com um fornecedor de GED, você pode adquirir também, uma série de outros processos, como:

  • – A separação de todo tipo de documentação necessária para o processo de digitalização;

– A classificação de cada um deles;
– A preparação dos documentos;
– A digitalização do seu volume de dados classificados para o processo;
– A indexação correta, para que as informações permaneçam organizadas e facilmente encontradas;
– O trabalho de conferir se tudo transcorreu como o planejado e está de acordo com o que foi combinado;
– A organização dos documentos digitalizados na nuvem, garantindo, também, a segurança de sua propriedade intelectual;
– A devolutiva ao cliente para teste e uso cotidiano, conferindo todos os benefícios do GED à empresa contratante.

Deu para perceber como a solução em GED é muito mais profunda, estratégica e complexa do que a mera fotocópia dos arquivos? Principalmente quando percebemos que a fotocópia é uma tarefa que não exige mais do que 3 etapas fundamentais. São elas:

    • – Preparação dos documentos;
    • – Trabalho de copiar cada um deles;
    • – Devolutiva ao cliente.

Por isso, o cliente deve saber plenamente o tipo de vantagem que está levando ao investir na Gestão Eletrônica de Documentos.

As variáveis de uma solução de GED

Além de todas as etapas que citamos, até aqui, a GED também confere mais personalização no seu trabalho, uma vez que ela é moldável para todo tipo de empresa, adequando-se às necessidades e aos objetivos do negócio.

Dessa maneira, para saber se digitalizar documentos é caro, é preciso avaliar algumas variáveis, como:

  • – Tempo de entrega do projeto;
  • – Recursos envolvidos no trabalho como: tipos de scanners, tamanho da equipe, etc;
  • – Montante de documentos a ser digitalizado;
  • Outras variáveis também esbarram no custo final, como a condição de conservação dos documentos digitalizados, o local da digitalização e, até mesmo, a diversidade deles.

Por que não acreditar que digitalizar documentos é caro?

Ao optar por uma solução de digitalização de documentos, seu negócio passa a dispor de mais espaço físico, uma vez que não haverá mais necessidade em manter os pesados arquivos que tomam grande parte da metragem da sua empresa.

Além disso, os custos fixos são reduzidos, já que você vai depender menos de impressões, toners, manutenções e outros gastos comuns à dependência do papel físico no dia a dia, fazendo com que você volte a refletir sobre a nossa pergunta inicial, se digitalizar documentos é caro. Na verdade, é um investimento.

A eliminação de documentos desnecessários ou que necessitavam ficar anos em sua posse também se torna um benefício, já que tudo foi digitalizado e está armazenado em um ambiente virtual seguro e acessível.

E, por fim, podemos mencionar a mobilidade que sua empresa adquire a partir do momento que se desprende do mito de que digitalizar documentos é caro. Afinal de contas, a digitalização passa a garantir que os documentos desejados estejam sempre à mão, bastando uma simples busca virtual para acessá-los.

Essa característica pode ser usufruída em reuniões externas ou em eventos em que a sua empresa participe, por exemplo. Com a digitalização, toda a sua propriedade documental fica acessível a qualquer hora, e de qualquer lugar. Por isso, digitalizar documentos não é caro, mas um investimento duradouro que pode mudar completamente o perfil da sua empresa.

Quer saber um pouco mais a respeito do trabalho de digitalizar documentos? Converse com um de nossos especialistas e entenda as reais vantagens de adotar a GED no seu negócio!

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